Что означает задолженность в пользу, как возвращаются деньги

Ведение предпринимательской деятельности всегда связано с разными финансовыми рисками. Для их снижения бизнесмены постоянно контролируют правильность и своевременность перечисления денег по текущим контрактам. Иногда недостаточно пользоваться помощью только одного бухгалтера. Поэтому, чтобы гарантировать возврат денег от контрагента, оформляется задолженность в пользу, причем по-другому она называется актом сверки.

Понятие задолженности в пользу лица

Это определение появилось впервые в Италии, оно характеризует остаток или расчет. Сейчас оно используется в бухучете и не обладает принципиальной смысловой нагрузкой. Стандартно задолженность в пользу лица представлена разницей между полученными и оплаченными суммами.

По-другому такое понятие называется сальдо или актом сверки. Документ выступает в качестве гарантии возврата средств.

Назначение акта сверки

Он представлен бухгалтерским документом, в котором фиксируется:

• оборот товаров и денег, который осуществляется между двумя контрагентами за конкретный период времени;
• наличие или отсутствие долга у каждого участника на дату формирования документа.

Внимание! Акт не относится к первичной документации, так как не выступает доказательством уплаты денег, а также он не может изменить материальное состояние каждого участника.

Обычно документ составляется по инициативе бухгалтера, работающего в компании-участнице.

Правила составления акта

Документ формируется в двух экземплярах, так как должен иметься у каждого контрагента. Любой участник сделки имеет право настоять на его составлении. Но в нем обязательно ставится подпись уполномоченного лица, представленного директором предприятия или непосредственным индивидуальным предпринимателем. Допускается доверить этот процесс доверенному лицу, имеющему нужные полномочия.

Внимание! Требуется подпись главного бухгалтера предприятия, так как он представлен должностным лицом, имеющим право второй подписи на финансовой документации.

Если есть подпись исключительно бухгалтера, то документация применяется для внутреннего пользования в качестве способа контроля взаиморасчетов. Дополнительно ставится печать компании. В документации обязательно отражаются фактические расчеты. Один экземпляр отправляется контрагенту для сверки данных. Если отсутствуют расхождения, то акт признается партнером, поэтому подписывается его представителем.

Если же при изучении документа появляются претензии или расходятся сведения, это отражается в специальной строке акта или допускается составлять отдельную документацию. Контрагент имеет право не подписывать такой акт, что ведет за собой отказ от признания долга.

Когда необходим акт

Акт сверки представлен технической документацией, показывающей основные расчеты между двумя контрагентами. Его рекомендуется составлять только в некоторых случаях, когда это действительно необходимо и оправданно. Процесс выполняется в следующих ситуациях:

• компании долго сотрудничают, поэтому регулярно осуществляют поставки товаров, что требует постоянной проверки расчетов;
• сотрудничество сопровождается составлением нескольких договоров, действующих одновременно, а также формируются дополнительные соглашения и продлеваются контракты;
• во время взаимодействия используется отсрочка платежа;
• компании работают по предоплате с использованием аванса;
• фирмы продают или покупают дорогостоящие товары;
• в качестве предмета сделки используется товар, представленный в широком ассортименте.

Внимание! Иногда акт сверки составляется при проведении инвентаризации счетов, причем процедура выполняется в любой момент времени или каждый год.

На показатели из бухгалтерской отчетности сведения из акта сверки не влияют, так как даже при выявлении расхождений или неточностей не получится изменить отчеты и декларации.

Понятие дебиторской задолженности

Она представлена средствами, которые должны выплатить компании другие фирмы-должники, физические лица или вовсе государство. Все должники называются дебиторами. Долг появляется, если фирма уже отгрузила товар, за который не получила плату. Другая ситуация представлена оплатой товаров авансом, но при этом организация еще не получила свою покупку.

Внимание! К дебиторской задолженности относится переплата налоговых отчислений или выдача займа работнику.

Появляется долг в момент, когда участники одного соглашения не могут одновременно исполнить обязательства по контракту. Например, сначала фирма оплачивает товар, а только после этого выполняется его отгрузка. Такой разрыв приводит к появлению дебиторской задолженности у одного участника. Долг может исчезнуть через несколько часов или дней, а иногда он не погашается в течение нескольких лет.

Что делать при наличии задолженности

Если у компании появляется дебиторская задолженность, это негативно влияет на деятельность, поскольку фирма недополучает положенные средства. Поэтому приходится разными способами взыскивать с должников деньги. Если вовсе выявляется безнадежная задолженность, то ее приходится списывать, так как невозможно получить деньги от недобросовестных контрагентов.

Таблица 1. Действия фирмы при возникновении дебиторских долгов.

Внимание! Основные меры ответственности за неисполнение денежных обязательств приводятся в ст. 395 ГК. Причем если долг меньше 400 тыс. руб., то компания-кредитор имеет право подать иск на получение судебного приказа, после чего начинается принудительное взыскание средств с неплательщика.

По таким делам срок исковой давности составляет три года, но в некоторых ситуациях увеличивается до 10 лет.

Видео о том, как взыскивать задолженность:

Может ли акт использоваться в суде

Если между партнерами возникают серьезные разногласия, то акт сверки может использоваться в качестве доказательства на судебных заседаниях. Он используется кредитором, который пытается взыскать с контрагента неполученную сумму, представленную дебиторской задолженностью. Но практика показывает, что судьи неоднозначно относятся к этой документации. Это обусловлено следующими причинами:

• подписанный акт содержит сведения о состоянии расчетов, но не подтверждает признание контрагента о наличии неисполненных материальных обязательств;
• акт не выступает основанием для прерывания срока исковой давности;
• он используется только в качестве косвенного доказательства признания другой стороной наличия долга.

Поэтому каждое разбирательство в суде обладает своими нюансами, которые влияют на решение судьи. Но иногда именно этот документ, подписанный обоими участниками, положительно влияет на вердикт. Желательно к акту прикладывать деловую переписку, претензии и иные официальные напоминания дебитору о необходимости возврата долга.

Сроки сверки

Предприятия самостоятельно устанавливают оптимальные сроки, в течение которых происходит сверка расчетов. Хотя акт составляется за определенный временной промежуток, размер долга определяется на конкретное число.

Обычно сверка проводится за отчетный год или определенный период, в конце которого бухгалтер составляет отчет для руководителя. Иногда требуется акт за тот период, в течение которого компании сотрудничали на основании официального контракта.

О дебиторской и кредиторской задолженностях на видео:

Нормативное регулирование

В законодательстве отсутствуют точные сведения относительно правильности заполнения акта сверки. Поэтому компании самостоятельно разрабатывают оптимальный образец акта сверки задолженности в пользу лица. Для этого учитываются особенности работы и потребности организаций. Такие возможности указаны в письме Минфина № 07-05-04/02.

В ФЗ № 402 содержатся основные виды первичных документов, к которым не относится акт сверки. Поэтому основное его назначение заключается в сборе доказательств для суда, если дебитор откажется в установленные сроки погашать долг.

Правила заполнения

Акт составляется с учетом исполненных и оставшихся обязательств по договору. При этом проверяется соответствие вносимых сведений с данными из бухгалтерских документов. Поэтому бухгалтер, занимающийся формированием документа, обязан изучать контракты, дополнительные соглашения, счета-фактуры и другие бумаги.

В акт включаются сведения:

• отрезок времени, за который выполняется сверка;
• реквизиты и иные сведения о компаниях;
• номер и содержание контракта, подписанного фирмами;
• сведения об ответственных сотрудниках;
• данные о расчетах по проведенным операциям.

Информация вносится в отдельную таблицу, где содержатся расчеты. В левой части содержатся данные по операциям фирмы-составителя акта, а справа располагаются данные о действиях партнера. Документ подписывается обоими участниками после тщательного изучения текста и сверки данных.

Сальдо в акте

Так как документ содержит информацию о расчетах между двумя компаниями, то в конце выводится резюме. Первые сведения в акте представлены задолженностью в пользу одной фирмы. Во время чтения текста первоначально придется знакомиться с сальдо, которое может быть дебетовым или кредитовым.

Если остаток на начало срока, за который формируется документ, совпадает с информацией из бухгалтерских справок, то данные считаются сверенными и верными. Далее проверяется сальдо на конец срока.

Внимание! Если правильно читать документ, то бухгалтер сможет узнать, насколько своевременно и грамотно отражены хозяйственные операции между двумя партнерами.

Начальное и конечное

Для поиска остатка задолженности нужно изучать первые цифры в акте. Необходимое значение приводится цифрами или словами.

Конечное сальдо позволяет провести сверку состояния расчетов. Оно важно для компаний, в которых бухгалтерам приходится фиксировать много входящих документов.

Совпадение конечного сальдо говорит о том, что все расчеты за указанный период проведены верно обеими компаниями, поэтому отсутствуют какие-либо проблемы или нарекания. Если же появляются расхождения, это приводит к дополнительным проверкам всех операций, совершенных за проверяемый период.

Отрицательное и положительное

Бухгалтеры обязаны учитывать и дебетовое, и кредитовое сальдо. Если имеется положительнее сальдо, это говорит о наличии переплаты или дебиторской задолженности. Закрыть такое сальдо можно возвратом излишних выплат или начислениями будущего периода.

Отрицательное сальдо говорит о наличии кредиторской задолженности или недоимке. Это нередко становится основанием для начисления штрафов, неустоек или пени.

Развернутое

Данный показатель приводится в таблице. Обычно бухгалтеры пытаются указывать развернутые и понятные значения, которые не вызовут дополнительных вопросов у контрагента.

Если же делать только свернутое сальдо, это приведет к искажению результатов, низкому качеству инвентаризации или ошибкам.

Дебет и кредит

Они требуются для компании, которая занимается составлением акта сверки. Дебетовая часть находится слева, а также означает отгрузки товаров. Кредитовая часть располагается справа, а также представлена оплатами от покупателя.

У второй компании стороны поменяются, а долг закрывается отгрузками.

Письмо по взаимозачету

После сверки данных нередко появляются дополнительные вопросы или искажения. Поэтому для получения правильных результатов фирмы отправляют друг другу письма, содержащие сведения о выявленных нарушениях или их отсутствии.

Письма по взаимозачету отправляются только с уведомлением о вручении, а также с описью вложения. В них указываются реквизиты организаций, номер договора, по которому они сотрудничают, а также иные важные сведения по сверке. С помощью такого общения можно получить идеальную сверку. Эти письма дополнительно выступают доказательством в суде, так как в них фиксируется дебиторская задолженность.

Компании для сверки расчетов используют специальные акты сверки задолженности в пользу. Эти документы составляются по инициативе любого предприятия, а также позволяют выявить дебиторскую задолженность. Они часто используются в суде в качестве доказательства кредитора. С их помощью выводится положительное или отрицательное сальдо.