Обучение кадровому делопроизводству – цели и задачи курсов

Работа каждого предприятия и организации, на которых задействованы наемные сотрудники, неразрывно связана с кадровыми документами. Для их ведения требуется пройти обучение кадровому делопроизводству в специализированных ВУЗах или иных учреждениях.

Общие сведения

Кадровым делопроизводством называют деятельность, направленную на организацию работы с кадровыми документами внутри фирмы. Результат такой деятельности сведен к обеспечению организации необходимым пакетом кадровых документов.

Понятие также определяют как систему управления, которая подразумевает бесперебойный документооборот внутри предприятия, связанный с персоналом, учетом рабочего времени или расчетом с сотрудниками. Создания условий для такого документооборота является главной целью внедрения делопроизводства.

Предусмотрены следующие задачи:

• оформление трудовых взаимоотношений в соответствии с нормативными актами;
• разработка и внедрение системы управления персоналом;
• регламентация прав и обязанностей сотрудников;
• защита интересов руководства и работников;
• разрешение трудовых споров, конфликтных ситуаций.

Делопроизводство выполняет несколько функций. На практике такой процесс включает ряд этапов, документальное оформление которых требуется действующим законодательством.

К числу направлений в кадровой работе относятся:

• составление трудовых договоров;
• формирование штатного расписания;
• создание должностных инструкций;
• заполнение трудовых книг;
• внесение пометок в личные дела работников;
• оформление локальных актов, положений, указов;
• подготовка отчетностей;
• оформление инструкций по безопасности.

Помимо непосредственного ведения бумаг, сотрудник кадровой службы также обязан консультировать других работников и руководство касательно трудовых вопросов. Как видно, спектр обязанностей у таких сотрудников широкий. Это указывает на необходимость специального обучения.

Кто ведет кадры

В данном вопросе все зависит от масштабов организации. Также учитываются финансовые возможности, число сотрудников.

Таблица 1. Варианты организации делопроизводства внутри предприятия.

Последний вариант наиболее удобен для субъектов малого предпринимательства.

Видео курс делопроизводителя:

Внимание! Учредителям ИП необходимо помнить о том, что поручить сотруднику вести кадровое делопроизводство по совместительству с основной занятостью можно только с его письменного согласия. Причем выполнение такой работы должно оплачиваться (ТК РФ ст. 151).

Плюсы и минусы профессии

Профессия кадровика считается востребованной и перспективной, особенно если речь идет о крупных предприятиях. Такая работа имеет немало преимуществ в сравнении.

Среди них:

• работа в условиях офиса;
• возможность для стремительного карьерного роста;
• неплохая заработная плата с возможностью повышения;
• социальное обеспечение, предусмотренное законодательством;
• работа в соответствии со стандартным графиком;
• возможность организации удаленной занятости;
• отсутствие физических нагрузок.

Данная профессия лучше всего подходит для усидчивых, внимательных и аккуратных людей. Иногда такая работа очень монотонна, но при этом требует повышенной концентрации внимания.

К недостаткам представленной профессии относят:

• необходимость решения споров и конфликтов между работниками и начальством;
• требуется постоянно следить за нововведениями в законах;
• необходимость выполнения работы, напрямую не связанной с кадровым отделом;
• вероятность получения штрафов в случае выявления нарушений в ходе проверок.

Должность эксперта по кадровому производству предпочтительна для стрессоустойчивых людей, не склонных к конфликтам.

Обязательная документация

Ведение кадровых бумаг – требование, предъявляемое для любых предприятий. Одна из основных причин заключается в том, что такие документы нужны для отчетности перед контролирующими органами. Отсутствие одного либо нескольких обязательных бумаг приведет к затруднениям. Поэтому на предприятиях и требуется штатный работник, обязанность которого заключается в ведении обязательных кадровых документов.

К ним относятся:

• трудовые договора;
• должностные инструкции;
• правила внутреннего распорядка;
• штатное расписание;
• график выхода сотрудников в ежегодный отпуск;
• журнал о прохождении инструктажа по технике безопасности;
• личные дела сотрудников;
• положения о выдаче премий, компенсаций, больничных;
• индивидуальные медицинские карты (для некоторых профессий);
• журнал учета трудовых книжек;
• табель учета рабочего времени.

Это минимальный перечень документов, с которыми работают эксперты кадровой службы. Он может дополняться другими журналами, положениями, инструкциями и иными внутренними актами, отражающими трудовую деятельность работников. Здесь же следует отметить, что некоторые документы оформляют один раз в год, в то время как другие заполняют или составляют регулярно либо по мере необходимости.

Где пройти обучение

Для работы в кадровой службе не обязательно иметь специальное образование. Многие предприятия готовы взять сотрудника без опыта в делопроизводстве. Однако это не означает, что вакансию сможет занять человек, не имеющий определенных знаний и навыков, необходимых для работы в этой сфере.

Для ведения кадрового делопроизводства сотрудник должен уметь:

• вести документы, связанные с принятием, увольнением, переводом сотрудников;
• оформлять трудовые книжки;
• вести личные дела;
• составлять трудовые договора;
• работать с больничными, отпускными, пособиями;
• подбирать персонал с учетом требований руководства;
• работать с архивами.

Очевидно, что все вышеописанные обязанности кадровика должны реализовать в строгом соответствии с законом. Поэтому от такого сотрудника требуется идеальное знание нормативных актов и умение их применять на практике. Этому можно научиться в учебных заведениях либо на специальных курсах.

Выбор ВУЗа

Получить работу представителя отдела кадров можно после обучения на нескольких специальностях. Обычно вакантную должность занимают выпускники, обучающиеся на специальностях, связанных с управлением персонала и ведением документов.

Названия основных направлений обучения и специальностей:

• организация документационного обеспечения управления;
• делопроизводство кадровой службы;
• управление персоналом организации;
• управление человеческими ресурсами;
• операционное и стратегическое управление персоналом;
• документационное обеспечение и учет персонала.

Образование по данным специальностям предлагается во многих ВУЗах на территории разных регионов РФ. При выборе необходимо учитывать стоимость обучения, число доступных бюджетных мест и наличие конкурсного отбора кандидатов на поступление.

Кадровые курсы

Высшее образование не является обязательным для работы в кадровой сфере. Для выполнения поставленных функций нужно получить определенные знания и приобрести навыки. Этого можно добиться на специальных обучающих курсах, которые предлагают как государственные, так и частные учебные заведения.

Основные преимущества такого обучения:

• получение необходимых знаний и навыков в сжатые сроки;
• доступность для лиц с любым уровнем подготовки;
• возможность переквалификации штатных единиц предприятия;
• отсутствие вступительных экзаменов.

Программа курса подбирается индивидуально с учетом опыта студента. Благодаря этому пройти обучение на кадрового специалиста может практически каждый. На конечном этапе студенты обязаны пройти курс. На основании результатов предоставляются сертификаты, подтверждающие присвоение квалификации.

Цели и задачи курсов

Следует понимать, что подход к обучению в разных заведениях отличается. Поэтому возникает разница между содержанием и длительностью курсов. Главная цель обучения – освоить теорию и практику, необходимую для работы в кадровой сфере. Обучение носит системный характер и направлено на практическое применение норм трудового законодательства.

Главная задача курса сведена к обучению работы с разными видами документов, составлению отчетностей и оформления других видов деловых бумаг. Решение такой задачи предусматривает прохождение практических занятий.

Категория слушателей

Обычно курсы проходят сотрудники, на которых возложены обязанности по ведению кадрового делопроизводства. Помимо этого, такой вариант обучения полезен для руководителей отдела кадров. Курсы используют для переподготовки сотрудников, чья деятельность связана с документооборотом предприятия. Целевая категория также включает специалистов по охране труда.

Особенности обучения

Получение квалификации затруднительно для тех, кто осваивает кадровый документооборот с нуля. Для тех, кто имеет опыт работы в данной сфере, такое обучение не вызывает сложностей.

Обучение протекает в несколько этапов:

1. Изучение основ. В первую очередь будущего специалиста знакомят с нормативной базой, регулирующей работу кадровой службы. Особенно важно знать Трудовой кодекс в актуальной на момент обучения редакции. Для получения теоретических знаний используют профильную литературу и специально разработанные методические указания.
2. Использование программного обеспечения. Работа с кадровой документацией организации неразрывно связана с использованием ПО. Оно позволяет облегчить и оптимизировать работу и исключить ошибки при оформлении деловых бумаг. Офисные программы очень удобны для учета рабочего времени или формирования графика отпусков.
3. Изучение учредительной документации. Каждое предприятие имеет свои особенности. На данном этапе кадровик должен ознакомиться со спецификой работы в компаниях с разными организационными формами.

Изучать курсы кадрового делопроизводства можно на дневной или заочной форме. В настоящий момент допускается дистанционное обучение. Такой вариант позволяет учиться с мягким графиком.

Сроки обучения

Минимальная длительность курсов делопроизводства – 40 часов. Однако для полноценного освоения материала рекомендуют выбирать программы, рассчитанные на 90-120 часов. Такие курсы позволяют овладеть знаниями и умениями, необходимыми для того чтобы соответствовать квалификационной характеристике кадровика.

Срок получения образования в ВУЗе варьируется от специальности и формы обучения. В некоторых учебных заведениях предусмотрены ускоренные программы, позволяющие получить специальность за 18 месяцев. При этом студентам, в случае успешной сдачи экзаменов, присваивается квалификационный уровень бакалавра, который можно в дальнейшем повысить.

Документы для зачисления

Перечень документов, запрашиваемых при подаче заявки в ВУЗ, варьируется в зависимости от специфики учреждения. В обязательном порядке для зачисления необходимо иметь паспорт гражданина РФ. Лица с иностранным гражданством также вправе поступить, однако есть исключения. К примеру, в некоторых ВУЗах иностранные граждане не допускаются к обучению на специальности, связанные с управлением персонала в государственных органах и структурах.

Для поступления также потребуются:

• результаты ЕГЭ (для выпускников среднеобразовательных учреждений);
• свидетельство об окончании школы или другого заведения (заверенная копия);
• фотографии 3х4 (2 штуки);
• военный билет (при наличии);
• согласие на обработку персональных данных;
• письменное заявление с просьбой о приеме на обучение.

О работе в отделе кадров смотрите видео:

По поводу перечня необходимых для поступления документов лучше всего консультироваться непосредственно в приемном комиссии. Это позволит получить исчерпывающую информацию в отношении условий приема на обучение.

Кадровое делопроизводство – один из важнейших элементов, необходимых для полноценного функционирования предприятия. К данному виду деятельности допускаются исключительно лица, имеющие соответствующую квалификацию. Для ее получения необходимо пройти обучение в ВУЗе или на специализированных курсах.