Что это сторонние организации и чем они могут помочь субъектам бизнеса

Для сегодняшних компаний сторонние организации – это возможность оптимизировать производственные процессы и снизить расходы, возникающие при ведении бизнеса. Услуги внешних партнеров позволяют переориентироваться на выполнении базовыми службами/отделами центральных функций, что повышает потенциал предприятия в борьбе с конкурентами.

Что такое сторонние организации

В условиях, когда рынок охвачен жесткой конкуренцией, каждая коммерческая структура вынуждена подстраиваться под запросы потребителя, желая при этом не увеличивать затраты. Многие компании для решения указанной задачи исключили определенный набор функций из категории основных, переадресовав их внешним партнерам (сторонним организациям). В традиционном понимании аутсорсинг в России возник в начале 90-х, когда была разрешена предпринимательская деятельность.

Указанные структуры предназначены для исполнения отдельных поручений для компании, выступающей в качестве заказчика. Услуги сторонних фирм носят платный характер. Объем полномочий, которым наделяется посредник для исполнения своих обязательств, в каждом конкретном случае различен. Представители подрядчиков должны быть опытными экспертами и профессионалами в той области, которую им доверяют.

Частичная или полная переадресация служебных обязанностей от штатных структур к внешним партнерам позволяет экономить предприятию денежные средства. Именно по этой причине популярность аутсорсинга в предпринимательской среде России постоянно растет.

Когда пользоваться их услугами

Помощь сторонних компаний необходима, когда на предприятии отсутствуют подразделения или специалисты, курирующие конкретное направление работы. В некоторых случаях содержание штата программистов или юристов для молодого предприятия – нецелесообразная и затратная статья расходов. Разовые поручения посредническим структурам позволят грамотно инвестировать оборотные средства и минимизировать финансовые потери.

Классификация фирм

Каждая сторонняя компания специализируется на работе в конкретной сфере деятельности. Спектр услуг компаний-посредников достаточно широк. Он включает такие направления как:

• юриспруденция
• бухучет, аудит, налогообложение
• промышленность
• логистика
• охрана труда
• внешнеэкономическая деятельность
• управление кадрами
• программирование
• реклама
• полиграфия
• работа с потенциальными клиентами по телефону

В рейтинге самых востребованных первые позиции занимают компании, профессионально занимающиеся установкой компьютерных программ и обеспечения, учетом финансов организации и взаимодействием с фискальными органами, а также фирмы, которые могут представлять интересы заказчика в суде.

Производственные

На предприятии, изготавливающем продукцию, сторонние фирмы могут взять на себя разнообразный перечень обязанностей, начиная техобслуживанием оборудования и заканчивая транспортировкой товаров на склады. Услуги посредников, специализирующихся на производственной части, особенно популярны в среде компаний-изготовителей, работающих со срочными заказами.

Бухучет и оплата налогов

Каждое предприятие обязано вести учет материальных ценностей и своевременно производить отчисления в бюджет государства. Чтобы справиться с указанными задачами, предприятие нанимает целый штат бухгалтеров. Но предпринимателю и некоторым компаниям, работающим в формате упрощенного налогообложения, нет необходимости содержать 5-6 финансистов, которые вынуждены ежедневно много работать на предприятиях топового уровня. ИП уместно обратиться к сторонним организациям, чтобы заполнить налоговую декларацию и предоставить один раз в несколько месяцев отчет о доходах.

Преимущества и недостатки сторонних организаций на видео:

Услуги юридического характера

Коммерсанты, занятые в сфере малого бизнеса, не могут платить высокие зарплаты юристам, поэтому при возникновении конфликтных ситуаций они поручают написание искового заявления и представительство своих интересов в суде посредническим структурам. Корпорации также заинтересованы в сотрудничестве с юридическими агентствами, позволяя им участвовать в арбитражных процессах с тем, чтобы штатные сотрудники сосредоточились на текущей работе.

Услуги IT

Для автоматизации работы по ведению предпринимательской деятельности необходимо программное обеспечение. Специалист, который будет обслуживать ПК, заниматься обновлением данных и следить за техническим состоянием компьютеров, нужен на любом современном предприятии. Поскольку область IT-технологий постоянно развивается, субъектам бизнеса трудно найти команду программистов, которые обладают высоким уровнем квалификации, могут обслуживать современное оборудование и устанавливать специальные программы для базовых подразделений предприятия. Указанное обстоятельство вынуждает руководство коммерческих структур прибегать к услугам подрядчиков, профилирующих в области программирования.

Управление персоналом

Грамотно организованная работа с кадрами – один из ключевых звеньев успешного распределения и повышения производительности труда на предприятии. Но далеко не в каждой компании предусмотрена должность специалиста по управлению персоналом, в обязанности которого входит не только подбор и оценка деловых качеств сотрудников, но и решение задачи по повышению их уровня квалификации. Руководители компаний зачастую адресуют эту работу сотрудникам отдела кадров, которые выполняют ее достаточно поверхностно. Именно поэтому услуги посредников в сфере грамотного управления кадрами чрезвычайно востребованы в современных условиях.

Охрана труда

Аттестация рабочих мест, проведение инструктажа с работниками, выявление причин несчастных случаев на производстве, подготовка коллективного договора – это только малая часть обязанностей специалиста по ОТ. Ввиду большого объема работы руководители предприятий вынуждены делегировать часть функций отдела, курирующего охрану труда, сторонним компаниям.

Логистика

При выборе компании, профессионально занимающейся доставкой товаров, следует останавливать выбор на тех посредниках, которые располагают широким ассортиментом транспортных средств. Зачастую приходится отправлять как крупногабаритные грузы, так и различные комплектующие, которые помещаются в небольшие фургоны. Содержание собственного автопарка может обойтись в круглую сумму, поэтому в целях оптимизации расходов целесообразнее воспользоваться услугами логистических компаний.

ВЭД

На отечественном рынке существует определенный процент предприятий, которые изредка отправляют продукцию в зарубежные страны. В указанном случае нет необходимости содержать в штате сотрудника, отвечающего за документальное оформление груза на таможне. Важно обратиться к подрядчику, который сможет подготовить необходимые бумаги для беспрепятственного пересечения товаров через границу РФ.

Услуги печати

Любая коммерческая структура вынуждена рекламировать выпускаемый товар. Буклеты, брошюры, листовки, плакаты, каталоги – это базовые виды полиграфической продукции, которыми пользуются бизнес-структуры, чтобы занять собственную нишу на рынке. Но чтобы успешно продвигать товар, необязательно владеть типографией – достаточно заказать буклеты и проспекты у посредника, профессионально занимающегося печатью.

Рекламные компании

Для увеличения объема продаж и повышения конкурентоспособности на рынке каждая компания заинтересована в создании грамотной маркетинговой стратегии. На придумывание идеи успешного продвижения бренда порой уходят долгие месяцы. Чтобы результат был положительным, предприятию рекомендуется обращаться к сторонним фирмам, которые являются экспертами в рекламной деятельности.

Call – центры

Указанные структуры также занимаются продвижением товаров и услуг заказчика. Но работают они по телефону, обзванивая потенциальных клиентов и предлагая им продукцию компаний-производителей. Услуги колл центров актуальны для тех, кто занимается изготовлением косметики, парфюма, бытовой химии, предлагает оздоровление и массажные процедуры.

Сотрудничество со сторонними организациями

Существует несколько схем партнерства с посредническими структурами (см. таблицу 1).

Выбор того или иного варианта сотрудничества носит индивидуальный характер и зависит от специфики поставленных перед предприятием задач.

Преимущества и недостатки

Предприниматели, создавая современные производства, уже успели оценить степень востребованности и качество аутсорсинга в России. Он позволяет:

• минимизировать затраты
• оптимизировать рабочий процесс
• повысить уровень техобслуживания
• апробировать новые технологии
• уменьшить масштабы производства
• повысить квалификационные требования к штатным сотрудникам
• анализировать показатели производительности труда

Но, сотрудничая с посредническими организациями, компания рискует:

• утратить конфиденциальность информации, предназначенной для внутреннего пользования
• получить неудовлетворительную по качеству услугу
• снизить скорость получения информации, необходимой для ведения управленческих процессов

Отечественное законодательство не лишено пробелов, связанных с предоставлением аутсорсинговых услуг. Многие заказчики опасаются того, смогут ли они компенсировать финансовые потери, если посредники нарушат взятые на себя обязательства. Определенный процент производственных предприятий не торопится оформлять партнерские соглашения со сторонними фирмами, поскольку не уверены, что такое сотрудничество обернется прибылью.

Бухучет по сторонним организациям на видео:

Стоимость услуг

Зависит от объема и уровня сложности выполняемой работы. Цена и порядок расчетов должны обязательно фиксироваться в договоре об оказании услуг. Посредник может получить деньги по факту исполнения взятых на себя обязательств или по истечении определенного периода времени.

Отражение в бухгалтерии

В перечень первичных учетных документов, необходимых для составления финансовой отчетности, входят:

• договор между заказчиком и исполнителем
• счет-фактура
• акт, подтверждающий оказание услуг и отсутствие претензий со стороны заказчика

Бухгалтерскому учету в обязательном порядке подлежат затраты на те виды деятельности посреднических компаний, которые напрямую связаны с изготовлением и продажей товаров, а также управленческими запросами заказчика.

Как выбрать

Ежегодно аналитики занимаются мониторингом сторонних фирм, которые оказывают услуги субъектам бизнеса. Но масштабы деятельности – не единственный критерий оценки посредника, также учитываются: деловая репутация, опыт работы на рынке, отсутствие отрицательных отзывов.

В каждом сегменте услуг существуют признанные лидеры, подробную информацию о которых можно узнать на интернет-портале IAOP.

Сведения о самых надежных организациях, оказывающих посреднические услуги, содержатся и на отечественных профильных сайтах. Количество постоянных клиентов – базовый показатель работы сторонней организации. Также следует детально проанализировать, как долго компания занимается аутсорсингом.

Неверный выбор подрядчиков

Не все заказчики придерживаются рекомендаций, изложенных в предыдущем пункте. В результате сотрудничества с непроверенной компанией, производственная компания рискует получить услугу плохого качества. В другом случае заказчик не может рассчитывать на экономию затрат, которые по непонятным причинам увеличиваются.

Особенности оформления документов

Объемы, качество, период выполнения, стоимость работ/услуг – основной перечень условий, которые должны быть отражены в договоре. Также необходимо предусмотреть размер штрафных санкций за неисполнение обязательств. Неточные формулировки в соглашении об оказании услуг и отсутствие в нем вышеуказанных условий могут снизить размер материального ущерба, если дело будет передано в суд.

Услуги сторонних организаций становятся все более востребованными в сфере бизнеса. Но рассматривая перспективу привлечения к работе посредника, необходимо детально проанализировать все преимущества и недостатки такого сотрудничества. Неправильный выбор сторонней организации может привести к негативным результатам.