Приказ о замещении на время больничного: образец и рекомендации

Приказ о замещении на время больничного – документ, необходимый для официального утверждения на должность заболевшего сотрудника. Приказ необходим, когда работник по состоянию здоровья не способен выполнять возложенную на него задачу. В этом случае он отправляется на больничный, а на его должность назначается другой сотрудник. Описанная система используется для сохранения производительности на нужном уровне.

Нормы трудового законодательства

В соответствии со статьей 60 ТК Российской Федерации, сотрудник не может быть замещен при возникновении стандартных рабочих обстоятельств. Для замещения предусмотрен комплекс причин, в числе которых состоит больничный.

В нормах трудового законодательства указано:

Процесс замещения

• замещать сотрудника может человек, способный полноценно справляться с его обязанностями
• оба сотрудника должны работать в одной организации
• замещение невозможно, если рабочее место является незанятым
• процесс замещения является оплачиваемым
• приказ о замещении будет недействительным, если работник на больничном не даст своего письменного согласия
• для сотрудника, поставленного на должность больного, будет разработан специальный договор, в котором укажут его обязанности
• замещение выполняется на определенный период, и может быть прекращено раньше по ряду причин (независимо от причин, первая сторона должна уведомить об этом вторую за три дня)

Особенности документа

Алгоритм действий является аналогичным для большинства предприятий. На замещение заболевшего сотрудника требуется не всегда. Замещение на время больничного осуществляется тогда, когда:

• сотрудник отсутствует более трех дней
• работа организации будет нарушена уже после одного дня его отсутствия

Приказ может быть оформлен только тогда, когда подобрана кандидатура, способная заменить отсутствующего работника. Этот человек должен обладать теми же знаниями и способностями, что и сотрудник, которого он замещает. В большинстве случаев предприятием используются люди, которые состоят в рабочем штате. Реже – нанимаются специалисты. Но второй вариант предполагает заключение временного трудового договора, на основе которого можно будет составить приказ.

Замещение может быть временным переводом работника на другую должность, или же распределение выполняемых заболевшим сотрудником задач между его коллегами. Замещение является добровольным и требует согласия.

Оформление приказа

Распорядительная документация входит в область деятельности руководителей структурных подразделений. Директор не занимается решением подобных вопросов. Формирование приказа также может выполнить юрисконсультант или секретарь. Оформление приказа осуществляется в кадровом отделе. По его же инициативе и составляется документ. Секретарь также имеет разрешение на выполнение этих действий.

Для составления приказа должно иметься документальное обоснование. Документ составляется в соответствии с нормами законодательства. От компании, в которой работает заболевший сотрудник, требуется наличие:

• акта
• положения учетной политики
• служебной или докладной записки

В качестве обоснования служит причина, по которой работник ушел на больничный. Для юридического основания для составления приказа используется справка из поликлиники или больницы, в которой указано, что человеку требуется больничный.

Подпись приказа осуществляется директором организации либо человек, временно исполняющий обязанности директора. В приказе должны иметься подписи лиц, которые в нем упоминаются. Наличие подписи говорит о том, что указанные лица были с ним ознакомлены и согласны с его требованиями.

Документальное оформление замещения на время больничного

После создания приказа работнику предлагается дополнительное соглашение, не прописанное в трудовом договоре. Вместо него может быть составлен дополнительный трудовой договор. Только после этого работник может приступить к выполнению обязанностей на новой должности.

Приказ составляется в соответствии с больничным листом сотрудника. Их период действия должен совпадать. Специальное соглашение заключается с работником, который состоит в трудовом штате компании на постоянной основе. Трудовой договор заключается только в том случае, если нанят новый специалист. Для перевода сотрудника с одной должности на другую используется унифицированное заявление.

Отбор сотрудников

Приказ о замещении на время больничного, образец которого представлен формой Т5, заполняется кадровиками. В нем указывается:

• на какой должности сотрудник работал ранее
• информация о его новой должности и функциях, которые он будет выполнять
• размер заработной платы на замещаемой должности
• основания, ставшие причиной перевода

Подпись руководителя ставится на документе только после того, как с ним ознакомится сотрудник. Форма не является обязательной, поэтому некоторые фирмы используют собственные образцы.

Приказ состоит из двух частей. Первая часть касается общей информации о фирме и ее контактных данных. Во второй части указывается, по какой причине и с кем был заключен договор о замещении.

Приказ и служебная записка

В соответствии с законодательством РФ, работодатель имеет право самостоятельно добавить пункты в приказ, которые посчитает нужным. В качестве аналога формы Т5 может выступать Т5-а. Составлением форм занимался Госкомстат РФ.

Оформление приказа не требуется лишь в определенных случаях. Чаще всего они касаются замещения руководителя. В этом случае на его функции переходят к заместителю, должность которого была создана специально для замещения руководителя.

Приказ возможно оформить, используя еще два документа:

• служебная записка о замещении на время больничного
• заявление о замещении на время больничного

Составлением служебной записки занимается руководитель рабочего подразделения. Она составляется на имя директора организации. Перед составлением руководитель подразделения должен найти человека, способного заменить заболевшего работника.

Указанные документы не имеют обязательной формы в соответствии с нормами законодательства. Компания сама составляет форму, на основе которой будет оформляться служебная записка или заявление о замещении.