Бланк штатного расписания: унифицированная форма Т-3, составление

Стандартные виды кадровой документации, применяемой ранее, упразднили с начала 2013 года. Теперь предприятия вправе применять формы документов, сделанные ими же индивидуально. Кадровый отдел считает, что бланк Т-3 входит в число удобных видов ведения штатного расписания на сегодняшний момент.

Какая информация содержится в штатном расписании?

Поскольку штатное расписание – обязательное звено документации, то корректность и полнота внесенных туда сведений напрямую определяет бесперебойность рабочего процесса. Помимо этого, такое расписание – это обязательная бумага для каждой компании или нанимателя.

Разработка штатного расписания

Главная цель этого бланка – структурирование процессов организации, определение требуемой численности и размер фонда оплаты труда. Несмотря на подробное содержание, бланк штатного расписания не включает имен сотрудников с указанием занимаемых должностных позиций. В отличие от него, должностная расстановка – необязательный документ, а применяют его исключительно для удобства. Однако составление базируется как раз на основе формы Т-3.

Приходим к заключению, что штатная расстановка представляет собой доработанный унифицированный бланк Т-3: информация остается та же, но добавляется столбец с фамилиями и позициями работников, которые они занимают. Из особенностей такого документа выделим, что при его применении на предприятии, по нормативу он подлежит обязательному сохранению в течение 75-ти лет.

Если говорить о конкретных данных, которые должен содержать бланк формы Т-3, то это, прежде всего:

• информация о числе штатных единиц на предприятии
• перечисление названий должностей и специальностей с полным указанием квалификации, если она есть
• полный список структурных единиц, объединенных в подразделения
• подобная информация о заработной плате работников: здесь указываются ставки, сумма оклада, коэффициенты и надбавки, отчисления ФОТ.

Каковы правила составления

Составление штатного расписания не подразумевает под собой прикрепления к обязанностям того или иного должностного лица. Эта миссия может быть возложена на другого сотрудника по усмотрению руководящих лиц. Обязательная процедура – утверждение расписания руководством. Изменения, вносящиеся в расписания, подвергаются повторной процедуре подписания.

На должностное лицо, которое отвечает за подписание штатного расписания, также возложена проверка заполненной формы на корректность перед непосредственным его подписанием. Сам процесс подписания бланка расписания нормируется существующими на предприятии нормативными актами.

Первому штатному расписанию, которое создают и подписывают ответственные лица, присваивают номер 1. Последующим расписаниям привязывается номер согласно порядку издания. Важно четко соблюдать структуру присвоения номеров.

В обязательном порядке штатное расписание содержит в себе информацию о дате составления и о дате введения в действие – иногда эти даты не будут одним и тем же числом.

Если речь идет о бланке унифицированной формы Т-3, то здесь, помимо всего прочего, нормируется срок действия составленного расписания. Срок действия не имеет ограничений и устанавливается на усмотрение руководства.

Если отсутствует информации о дате составления, утверждения и прочей информации расписание становится некорректным и не пригодным к эксплуатации.

Код структурного подразделения

Типичная форма бланка имеет табличный вид. В нужный столбец таблицы прописывается не только наименование организационного подразделения, но и его числовой код. В коде заключена информация о положении в подчиненности организации.

Зачастую предприятие имеет множество филиалов, сосредоточенных в других местоположениях. Но для штатного расписания действует закон единства: оно составляется на целое предприятие, а не на отдельный его филиал.

Возможен вариант, что расписание будет подвергаться утверждению от лица руководителя отдельного представительства/филиала, но это не отменяет тот факт, что оно будет единым для всей структуры организации.

Структура подчиненности

Перечисленные должности и квалификации в таблице расписания указываются строго в именительном падеже и полной форме – эту информацию в себе несет графа № 3. Названия должностей должны совпадать с теми, что были присвоены нанимателем во время приема на работу. Исключениями могут быть только должности, связанные с тяжелыми трудовыми условиями, а также льготами. Для таких случаев применяются нормативные акты государственного уровня. Применение того или иного документа зависит от конкретного случая. Обязательной является процедура указания ссылки на тот или иной нормативный акт.

Бывают определенные ситуации, когда человек приходит на работу на предприятие не в качестве специалиста определенной должности, а лишь для выполнения конкретного узкого вида работ. Такие случаи также подлежат обязательному внесению в штатное расписание. Унифицированный бланк не обязывает указывать в графах выполняемый работниками тип работ. Это можно отнести к минусам, так как впоследствии факт отсутствия этой информации может негативно сказаться на производственном процессе, например, при сокращении штата работающих или упразднении отдельных должностей в организации.

Неудобство состоит главным образом в том, что для внесения этой информации в расписание, руководитель обязан издать отдельный приказ, регламентирующий этот факт. В таком случае вид выполняемых сотрудником работ будет прописан в графе № 3 наряду с должностью и квалификацией.

Заполнение других граф

Заполнение граф

Графа № 4 включает информацию о числе штатных единиц на предприятии. Указываются полные и неполные единицы. Допустимо употребление долей, при необходимости.

Графа № 5 несет в себе информацию о тарифной ставке специальности. Если у работника ежемесячная фиксированная заработная плата, то указывается ее сумма. Трудней случай, когда оплата труда на предприятии сдельная. Оптимальным вариантом в таком случае будет проставление знака «прочерк» в этой графе, но в столбце № 10 «Примечание» следует обязательно отметить факт сдельной оплаты со ссылкой на документ, регламентирующий порядок подсчета выручки для такого вида оплаты. То же касается и случаев, когда на предприятии установлена почасовая ставка оплаты.

В случае, когда штатная единица неполная, заполнение графы о тарифной ставке все равно подразумевает вписывание полного тарифа.

Тарифные надбавки регламентируются графами № 6, 7, 8. Часто причиной надбавок может стать ненормированный рабочий день, стаж, ответственность за выполненные работы. Такие надбавки регулируются на государственном уровне и на уровне отдельного предприятия.

Бланк унифицированной формы Т-3 подразумевает заполнение сведений о надбавках в рублевом эквиваленте. Однако если требуется заполнить эти данные в процентном выражении, то процедура усложняется: руководителем компании издается приказ с требованием внести изменения в штатное расписание – только тогда можно использовать данные в процентах.

Если тарифный оклад и надбавки рабочего указаны в рублях, то к обязательному заполнению подлежит графа № 9. Однако если единицы измерения в вышеуказанных графах не совпадают, данные графы допустимо не заполнять.

В графе № 10 указывают данные, поясняющие предыдущие графы. Если у работника есть надбавка за вредные условия труда, то в графе 10 указывают ссылку на документ, обосновывающий применение данной надбавки. Кроме ссылок на нормативные акты и постановления, в этой графе также указывают уточняющие данные, относящиеся к штатному расписанию.

Принципы ведения бланка Т-3 нормируются постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 г. № 1. Благодаря лаконичной и четко прописанной необходимой информации в бланке Т-3 , руководители организаций предпочитает эту форму в рабочем процессе.