Как пишется сопроводительное письмо – секрет успеха

На Западе ко всем резюме обязательно прикладывается сопроводительное письмо, его отсутствие может быть рассмотрено как невежественный тон. В России же с этим намного проще, но в связи с постоянно развивающимися технологиями и попытками угнаться за Западом сопроводительные бумаги становятся все более и более популярны. Так отсутствие такого документа не станет решающим критерием при приеме на работу, но его присутствие, несомненно, сыграет свою положительную роль в принятии решения. Вы узнаете о том, как пишется сопроводительное письмо и нужно ли оно вообще.

Понятие сопроводительного письма

Для начала нужно разобраться, что же это за документ и для чего он нужен.

Сопроводительное письмо прикладывается к резюме или любым другим документам и поясняет все то, что не было указано в них, содержит дополнительную информацию, которая может помочь лучше понять и раскрыть непонятные моменты в основной части.

В России пока еще не все уделяют должное внимание сопроводительным бумагам, что нельзя сказать о западных странах. Там потенциального кандидата даже не станут рассматривать без такого дополнения, и относятся с трепетом и излишним вниманием к таким документам.

Как говорилось выше, в России потихоньку переходят к сопроводительным письмам, но большинство граждан не умеют их заполнять, и это играет против них. Так, например, один из менеджеров крупной фирмы рассказал, что при неправильном заполнении дополнительного приложения само резюме не рассматривают. Некоторые говорят о том, что не имеет смысла с должным вниманием относиться к этим бумагам, так как граждане не умеют его заполнять, а значит, оно не несет за собой никакой полезной информации и говорит лишь о не компетенции устраивающегося.

Поэтому важно уметь правильно оформлять и писать сопроводительное письмо, дабы оно обязательно сыграло на руку при приеме на работу или при оформлении другой документации.

Структура письма

Структура документа должна быть четкой и придерживаться следующих пунктов:

• Начать нужно с приветствия. Приложение должно обращаться к конкретному человеку или отделу, если неизвестен человек, которому отправляются бумаги. Например, Уважаемый Иван Иванович.
• Основная часть. Здесь нужно рассказать, чем привлекла вас эта должность в данной компании. Может быть, вам интересны ее разработки или вы с самого детства мечтаете стать сотрудником этой компании. А, возможно, вас привлекают сложные задачи, которые вы готовы решать.
• Затем плавно перейдите на список проектов, в которых вы принимали участие. Задачи, решение которым вы нашли сами или в группе людей. Расскажите о своем опыте. Здесь вы указываете то, что не было написано в резюме.

Важно! Все проекты или задачи должны быть связаны с вакансией, на которую вы претендуете. Так, разработчику программного обеспечения не стоит писать о том, что он трижды побеждал на кулинарном конкурсе.

• После указания опыта, вновь перейдите на мотивацию.
• Заканчивайте бумагу вежливым прощанием: с уважением, [ваше имя]. Не забудьте еще раз приложить свои контактные данные.

При выполнении строгой структуры ваше письмо будет написано правильно и не отправится в корзину сразу же после его открытия.

Размер письма

Письмо должно быть небольшим и читаться всего за 10-15 секунд. Не нужно вписывать туда все свои проекты, даже те, которые не имеют никакого отношения к вакансии. Не рассказывайте автобиографию и не пишите слишком много о вашей мотивации и желании.

Документ должен быть кратким и отражать суть, не лейте воды.

Видео-рекомендации по составлению документа:

В каком стиле писать

Сопроводительное письмо должно быть написано в деловом стиле. Он подходит практически для всех вакансий, исключая разве что творческие профессии, стартапы – в них можно позволить себе выразить эмоции.

Деловой стиль содержит в себе терминологию, четкую структуру и отсутствие большого количества придаточных предложений.

Правила составления

Существует ряд правил, предотвращающих возникающие вопросы:

• Не пересказывать суть документа, к которому прилагается письмо. Помните – сопровождение составляет единое целое с резюме и повторять информацию, написанную в нем, не имеет смысла. Подобное действие может вызвать раздражение у работодателя и нежелание читать дальше.
• Не нужно использовать фразы-клише. Например, такие слова, как ответственный, пунктуальный, готовый к работе, используют практически все, да и это заранее предполагает собой должность, поэтому указывать их в сотый раз не нужно.
• Проверьте перед отправкой. Удивительно, но многие люди не проверяют свои письма перед тем, как отправить. Перечитайте несколько раз. Устраните все орфографические, пунктуационные и синтаксические ошибки. Избегайте повторения слов и предложений.
• Краткость – сестра таланта. Не зря на слуху у всех это выражение. Ваш документ должен быть кратким и четко по делу. Не заставляйте работодателя читать ваше эссе, да и к тому же он вряд ли станет это делать, отбросив ваше письмо в дальний ящик, в лучшем случае.

Следуя этим правилам, ваше сопроводительное письмо будет написано лаконично и добавит вам несколько плюсов при принятии решения о вашей дальнейшей судьбе.

Частые ошибки

Во-первых, не нужно писать шаблонные письма. Они, скорее всего, воспримутся нейтрально, и вы отправитесь в стопку типичных кандидатов, которые так сильно хотели на данную должность, что даже не удосужились написать письмо от себя, а лишь скопировали откуда-то шаблонный текст. Пишите письмо сами, не используя фразы-клише, шаблоны и другую информацию, на которую вы наткнулись в сети интернет.

Во-вторых, информация в сопроводительном письме должна быть уникальна. Не нужно копировать то, что было написано в резюме. Информация здесь должна дополнять его, а не дублировать всю информацию оттуда.

В-третьих, придерживайтесь делового стиля, не стоит перебарщивать с креативом и эмоциональностью. Не используйте слишком много сложных слов, сложноподчиненных предложений.

И, в-четвертых, избегайте орфографических, пунктуационных и синтаксических ошибок. Они могут оттолкнуть работодателя. Даже если грамотность на данную должность и не важна, гораздо приятнее иметь дело с грамотным человеком.

Образцы написания сопроводительных писем

Правильно написанное письмо – залог успеха. Во вложении вы можете посмотреть, сопроводительные письма, написанные без ошибок. Ориентируйтесь на них при собственном написании – это поможет вам избежать типичных ошибок.

Подводя итоги, нужно сказать.

На Западе резюме без подобных писем даже не рассматриваются, в России же они пока лишь набирают обороты, но приложенное, написанное правильно сопроводительное письмо сыграет на руку устраивающемуся на работу человеку.

Делая прогнозы, можно сказать, что уже через несколько лет на рынке труда России без сопроводительных писем резюме также не будут рассматриваться, поэтому нужно уметь правильно их писать.

Видео о письме к документам:

Что же для этого сделать? Самое главное придерживаться определенной структуры, следовать нескольким правилам, изложенным выше, использовать деловой стиль написания и избегать излишней эмоциональности и ошибок.

Правильно написанное сопроводительное письмо оставляет приятное впечатление о человеке и позволяет ему прыгнуть на голову выше таких же устраивающихся на работу.