Книга регистрации трудовых договоров – зачем вести и кто должен ней заниматься

Все документы, подписываемые организацией с третьими лицами, требуют строгой регистрации и учета. Для всех договоров по трудоустройству существует отдельная книга регистрации трудовых договоров и прочих аналогичных соглашений.

Что собой представляет книга регистрации

Это учетный журнал, где фиксируют всю информацию о подписанных договорах по найму на работу между кадрами и компанией. Сюда вносят все поправки, фиксируемые в соглашении по трудоустройству, а также дополнительную информацию по конкретному сотруднику.

Ведение такой книги не просто обязанность, а реальное подспорье для кадровиков, имеющих все данные о сотрудниках в легком доступе.

Зачем нужна книга

У учетного журнала есть бесспорные достоинства:

• проще сохранить и ориентироваться в ней, чем зависеть от многочисленных оригиналов
• помогает в конфликтных ситуациях между сотрудником и работодателем
• при наличии журнала менеджер по кадрам легко выдаст любую справку сотруднику

Это делает ведение книги регистрации не просто рутинным поручением, а возможностью оптимизировать работу кадровых служб на предприятии любого размера.

Электронный учет договоров на видео:

Обязательно ли вести

Непосредственно в ТК РФ нет указаний на необходимость формировать журнал учета трудовых соглашений. Но при проверках инспекторы всегда интересуются, есть ли таковой, и если нет — у работников кадровых служб, а также директора могут возникнуть проблемы.

Законодательная база

Также о ведении книги четко говорится в Перечислении стандартных управленческих документов. В частности упоминается в ст. 695, что сохранять опломбированную книгу по учету трудовых соглашений необходимо по всем правилам в архиве не менее 75 лет.

Кто вносит записи в книгу

По законодательству журнал документов по трудоустройству должен вести менеджер по персоналу, кадровый работник.

Ответственное лицо уточняет руководитель, когда подписывает приказ о необходимости ведения журнала. На каждый новый экземпляр обязателен такой приказ.

Правила составления

Никаких принципиальных требований нет. Но основные правила для журнала все же имеются:

• обложка предпочтительно произведена из жесткого материала или полужесткая
• обязательно оформить титульный лист, на котором стоят две даты: начало ведения документа и дата последней записи в данной книге, полное название компании-работодателя
• первый лист остается пустым или на нем пишется образец заполнения
• все страницы нумеруются
• записи ведутся в табличном виде
• на последней странице указывается день, месяц и год, когда произведена последняя запись и журнал сдан в архив
• после этого документ прошивают и сдают на хранение

При составлении журнала на титульнике требуется зафиксировать данные руководителя. Типовые графы во всех журналах данного типа одинаковые, но могут быть дополнительные, в зависимости от кадровой специфики предприятия.

Как оформить книгу

На каждой странице журнала начерчена таблица с определенным количеством столбцов. Есть важная информация, заполняемая в обязательном порядке вне зависимости от специализации и размеров компании-работодателя:

1. Цифры записи по порядку (не имеют общего с номером трудового договора).
2. Дата фиксирования записи в книге.
3. Цифры номера соглашения.
4. Данные сотрудника, его должность, подразделение, срок действия соглашения.
5. Основная или дополнительная форма трудоустройства.
6. Прочие сведения.

Отдельно ведут столбец об изменениях в условии соглашения между компанией и работниками. Она заполняется в том случае, если сотрудника переводят в другое подразделение, изменяют ему условия работы, увольняют досрочно.

Бумажный вариант

В большинстве компаний ведут бумажный вариант журнала регистраций. Даже при наличии электронной версии бумажная применяется в качестве дублирующего варианта. При этом в классическом бумажном варианте есть графа для подписи сотрудников, что подтверждает выдачу второго экземпляра трудового договора на руки работнику. Это бывает важно при возникновении конфликта и спорных вопросов между компанией и ее сотрудниками.

Электронный вариант

Для ведения электронной версии используется компьютерная программа MS Excel. Такой вариант ведения считается более удобным. Есть и другие достоинства:

• легкий контроль над сохранностью документов
• лучше уровень конфиденциальности, поскольку доступ к документу может иметь строго ограниченный круг лиц
• быстрый доступ к оформлению справок и поиску нужной информации

Современные кадровые работники предпочитают электронную версию книги регистраций, но многие компании дополнительно ведут и бумажный вариант.

Порядок утверждения

Для утверждения журнала нужен приказ директора, уточняющий следующие нюансы:

• какой вариант ведения документа — в виде бумажного журнала или на электронном носителе
• кто конкретно несет ответственность за ведение данной книги
• форма рассматриваемого документа

Лицо, ответственное за ведение книги, одновременно отвечает за то, чтобы все упомянутые договора и соглашения между компанией и ее работниками были в оригинале и в полной сохранности. Данный работник должен быть ознакомлен с приказом и расписаться в нем.

Внесение изменений

Делать какие-либо исправления, если допущена неточность или ошибка в заполнении, строго запрещено.

В этой ситуации кадровик обязан закрыть ведение журнала. На конечном листе документа указывается причина досрочного закрытия. Сам журнал прошивается, на него устанавливается пломба, и документ отправляют в архив.

Если необходимо внести дополнительные изменения, касаемые определенного работника, для этого должны быть графы. Изменения могут касаться нескольких деталей:

1. Отстранения от исполняемой должности.
2. Изменение в условиях выполняемой работы.
3. Перевод данного сотрудника на другую должность, смена отдела, подразделения, бригады

Для этих изменений может существовать отдельный столбец или даже отдельная страница, где все пертурбации внесены с указанием даты, номера первоначального договора и прочих деталей.

Пример заполнения

Один из стандартных вариантов заполнения выглядит следующим образом (см. таблицу 1).

Во многих организациях отдельно ведут книгу на срочные и бессрочные соглашения по трудоустройству.

Видео о правилах прошивки:

Хранение рассматриваемого журнала

Журнал регистрации трудовых договоров относится к тем видам книг, которые должны лежать в архиве не менее 75 лет. Они часто становятся востребованными при получении, оформлении нужных документов и передачи их в пенсионный фонд для подтверждения, что данный сотрудник в конкретное время трудился в этой организации. Важно, чтобы журнал был прошит и опломбирован.

Наличие рассматриваемого журнала будет полноправным юридическим подтверждением всех договоров, а также трудовых соглашений на протяжении длительного времени, даже после увольнения сотрудника.

Основные ошибки в оформлении

При оформлении допускают самые разные ошибки. Наиболее распространенная – неопытные кадровики в первом столбце прописывают не порядковый номер записи, а номер трудового соглашения.

Даже небольшие ошибки в датах и в полном написании названия организации-работодателя ведут к закрытию журнала. Необходимо поставить в известность руководителя, который приказом утвердит новый журнал.

Мнение кадровиков

Большинство кадровых работников склоняются к мнению, что данный документ в кадровой службе не просто необходимость — он значительно облегчает работу менеджера по персоналу.

Получается, что в одном месте хранится вся информация по работникам и договорам, с ними заключенным. Это удобно и для поиска информации, и для выдачи необходимых сведений и справок.

Книга по учету и регистрации договоров трудоустройства — специальный учетный документ, позволяющий следить за всеми трудовыми договорами и соглашениями, вносить изменения и решать конфликтные ситуации между сотрудником и работодателем. Это удобная форма учета, позволяющая кадровикам иметь под рукой в любое время всю необходимую информацию. Для доступа к этой информации на протяжении долгого времени, организация обязана хранить уже закрытый документ 75 лет.