Образец справки о дебиторской задолженности, классификация документа

Чтобы была возможность отстаивать свои интересы, организации необходимо вести контроль посредством создания и заполнения справки о дебиторской задолженности по образцу.

Каковы сроки исковой давности

Дебиторская задолженность (ДЗ) представляет собой сумму долгов и обязательств сторонних лиц перед предприятием или организацией (кредитором). Дебиторы (должники) обязаны погашать долг в соответствии с договоренностями. В случае если этого не происходит, организации необходимо обратиться за защитой интересов в суд.

Срок исковой давности по ДЗ — период, в течение которого кредитор имеет возможность написать исковое заявление в суд для защиты своих интересов. Общее значение, как правило, составляет 3 года. Это означает, что по истечению этого времени долг считается безнадежным и не подлежит выплате. Отсчет начинается не с момента возникновения долговых обязательств, а с окончания крайнего срока погашения долга по условиям договора.

Чтобы судебные разбирательства шли быстрее, рекомендуется обращаться за помощью к специалистам в области взыскания ДЗ. Юрист может действовать от лица компании по договору. Процесс и вынесение окончательного решения иногда занимает месяцы.

Стоит отметить, что существуют факторы, при которых данный срок прерывается. Среди них выделяют:

• кредитор обратился в суд
• должник частично погасил долг
• должник затребовал отсрочку
• должник признал долг

Компания обязательно должна вести контроль над дебиторами и следить за статусом задолженности. Проблемной задолженностью считаются долговые обязательства, которые не исполняются более 90 дней.

Порядок ведения ДЗ на видео:

Какие имеются основания для списания задолженности

Основанием для списания задолженности считаются:

• банкротство должника
• невозможность установить местонахождение должника
• смерть (если речь идет о физлице)
• ликвидация компании (если речь идет о юрлице)

Также долг признается безнадежным, если невозможность его удовлетворения установлена постановлением пристава-исполнителя.

У крупной организации, которая сотрудничает с большим количеством людей и других компаний, часто обнаруживаются дебиторки. Безнадежные долги учитываются и списываются для того, чтобы снизить налоговую нагрузку на прибыль.

Бухучет списания ДЗ

Списанием дебиторки занимаются бухгалтеры. Процедура проходит по определенному алгоритму. Выполняются следующие действия:

• создается приказ об инвентаризации
• заполняется справка
• руководитель создает приказ

Списывать можно только те долги, которые невозможно взыскать. К акту инвентаризации прилагаются документы, указывающие на реальность сделки, и бумаги, подтверждающие задолженность безнадежной (подойдет постановление пристава).

В бухучете в обязанности компании обязательно входит составление специализированного резерва сомнительных задолженностей. Организации требуется сохранять бумаги о списании задолженности в течение 5 лет. По истечению этого периода времени долг считается окончательно списанным.

Налоговый учет списания ДЗ

При ведении налогового учета создание резерва сомнительных задолженностей считается необязательной процедурой. Если резерв отсутствует, то списание задолженности производится на внереализационные расходы. Если он имеется, то списание ДЗ осуществляется за счет резерва.

Возможность списывать в расходы ДЗ, которую невозможно взыскать, имеют только компании, осуществляющие подсчет налоговой обязанности на прибыль методом начисления. Организации, ведущие учет другим способом, сделать этого не могут.

Как подтверждается списание

Подтверждение списания долга осуществляется руководством организации. Руководителем издается приказ о ликвидации долга. Списание выполняется на основании бумаг, предоставленных бухгалтером или финансовым специалистом. Налоговая служба тщательно проверяет списанные долги. Чтобы не возникло проблем, требуется выполнять списание строго по регламенту.

Видео о том, как взыскать дебиторку:

Проведение проверки долгов

Компания должна регулярно осуществлять проверку ДЗ при создании отчетности. Как правило, проверка выполняется в ходе проведения инвентаризации задолженности. Получение информации необходимо для оценки имущественного и финансового положения, определения количества свободных наличных средств, проведения мероприятий по контролю над задолженностями.

Перед составлением большинства отчетов проводится проверка задолженностей. Стоит отметить, что стремительное увеличение ДЗ говорит о ненадежности контрагентов или значительном возрастании нецелесообразных расходов.

При проверке составляется информационная бумага о ДЗ. Она может быть составлена для внутреннего или внешнего пользования. Документ создается и заполняется по образцу или в свободной форме.

Функции справки о ДЗ

Справка для внутреннего использования применяется для отчетности. С ее помощью осуществляется контроль и оценка текущего положения организации. Бумага, предназначенная для внешнего использования, прикрепляется к исковому заявлению и применяется при судебных разбирательствах.

Также бумага может составляться по запросу иных лиц и государственных органов. Данные могут использоваться для оценки имеющихся активов. Нередко справку запрашивают страховщики и другие кредиторы.

При использовании образца каких-либо проблем с составлением документа не возникает. У опытного бухгалтера при доступе ко всем данным на составление справки уходит совсем немного времени.

Правовое основание

Законодательство не дает рекомендаций о выборе конкретной формы справки для отражения ДЗ. При составлении можно пользоваться разными образцами в зависимости от целей и задач. Чаще всего при составлении документа применяется бланк ИНВ-17. В конечном итоге бумага должна отражать подробную информацию о ДЗ, отчетном периоде, сумме обязательств и других нюансах.

Справка всегда составляется самой организацией для внутреннего или внешнего использования. В организации может использоваться собственный образец справки, который создан с нуля или построен на базе уже имеющегося бланка.

Классификация форм справок

Обычно классификация осуществляется, исходя из предназначения бумаги. Документ может использоваться в следующих случаях:

• для создания отечности
• для предоставления информации о текущей дебиторке для иных лиц
• при судебных разбирательствах

Истец, который прикладывает к своему иску справку о ДЗ, значительно повышает вероятность удовлетворения указанных в иске требований судом. Справка выступает в качестве одного из документов, который подтверждает наличие долговых обязательств у ответчика перед истцом.

Вне зависимости от целей создания для составления практически всегда может использоваться универсальная форма ИНВ-17. Шаблон находится в свободном доступе, поэтому воспользоваться им способен каждый.

Правила оформления справки

Среди основных правил оформления выделяют:

• указание информации о сумме обязательств, наименовании кредитора и дебитора и периода возникновения долга
• заполнение информации по результатам инвентаризации
• использование единого образца, если в организации утвержден конкретный шаблон
• обращение внимание на предназначение бумаги

Для внутреннего использования может составляться документ, в который дополнительно включена информация о кредиторской задолженности. Такая бумага позволит получить больше данных о финансовом состоянии компании, ее активах и долгах.

Инструкция по составлению

Чтобы правильно оформить справку, желательно составлять ее по готовому образцу. В шаблоне заполняются отдельные тематические блоки. В бумаге обязательно должна отражаться следующая информация:

• подробное наименование дебитора
• причина начисления задолженности (оказание услуги, продажа товара)
• дата возникновение задолженности
• наименование бумаг, повреждающих наличие долга (акт о выполненных работах или передаче товара)
• сумма задолженности

Также указываются данные ответственных за составление справки лиц. При необходимости создается дополнительный столбец, в котором могут размещаться особые метки или отдельно взятые комментарии. Помимо подписей, на справку ставятся печати организации.

Пример документа

При составлении можно воспользоваться следующим образцом:

Как получить

Составлением справки, как правило, занимается старший экономист или финансовый директор компании. Организация может пользоваться сторонней помощью специалистов при создании отчетности и составлении справок о ДЗ.

Внутри компании бумага заполняется при составлении отчетности или по запросу руководства. Контролирующие и надзорные органы не вправе требовать предоставление справки о ДЗ в обязательном порядке. По желанию организация предоставляет бумагу на добровольной основе.

Особенности заполнения при судебном споре

В справке, которая будет использована при разбирательствах в суде, рекомендуется дополнительно указывать следующую информацию:

• подробные реквизиты собственной компании
• дату составления
• подпись руководителя

В бумагу для суда иногда дополнительно добавляется информация о месте назначения (наименование суда). Также могут быть необходимы подписи членов комиссии, которая проводила инвентаризацию.

Справка дублирует информацию из отчетности, предоставляя данные в сжатом виде. Правильно составленная бумага поможет рассчитывать на получение положительного решения в споре, связанном с взысканием задолженности.

Крупным компаниям рекомендуется иметь собственного юриста в штате, чтобы решать проблемы с долгами максимально быстро. Исковое заявление должно четко отражать требования организации и ссылаться на имеющиеся документы, подтверждающие долг перед истцом.

Подтверждающие бумаги для обращения в суд

Только справки о ДЗ недостаточно для того, чтобы суд принял сторону истца. Вместе с иском нужно предоставлять следующие документы:

• договоры, заключенные с контрагентом (поставка товара, оказание услуг и т.д.)
• накладные
• подписанные акты
• накладные

Именно документы, подтверждающие, что компания предоставила другой стороне определенные услуги или передала товар, играют важнейшую роль при взыскании долга.

После получения положительного результата исполнением решения суда занимается федеральная служба судебных приставов. При отказе должника выполнять свои обязательства по договору рекомендуется как можно быстрее стараться решить вопрос в суде. Желательно, чтобы все действия выполнялись в срок до 1 года, когда задолженность еще считается проблемной, а не безнадежной.

Справка о ДЗ — важная бумага, которая необходима как для внутреннего, так и для внешнего использования. Составление документа не требует много времени. Строго регламентируемых образцов нет, но рекомендуется пользоваться распространенными и унифицированными шаблонами.