Образец протокола общего собрания участников ООО, состав, порядок оформления

Все вопросы участники ООО, согласно законодательству РФ, решают в рамках собраний, называемых общими. Соглашения по задачам и трудностям, достигнутые на этих мероприятиях, заносятся в особые документы – протоколы. Далее рассмотрим образец протокола общего собрания участников ООО.

Очередное и внеочередное собрание

Существует ФЗ № 14, в народе называемый законом об ООО. Цель законодательного акта – регулирование в рамках правового поля РФ данных типов организаций.

Согласно статье 33 этого закона, исполнительную власть в организации представляет общее собрание. С его созыва начинается деятельность фирмы. Оно бывает очередное и внеочередное.

В положении статьи 34 указано, что такое мероприятие должно проводиться минимум раз в финансовый год (не раньше 2 месяцев и не позднее 4 месяцев с момента окончания срока) для обсуждения итогов этого промежутка времени. Сроки проведения обязательного собрания конкретизируется в Уставе фирмы.

Второй тип мероприятий – внеочередные, организуемые, если нужно выставить на обсуждение вопросы, связанные с деятельностью организации.

Порядок проведения собрания участников ООО

Инициировать проведение этого мероприятия могут:

• совет директоров
• участники фирмы с долей от 10%
• аудиторы или проверяющие госорганы

Согласно порядку проведения собрания участников ООО, допускается корректировка рассматриваемых на собрании проблем и вынесение новых вопросов на обсуждение не позже, чем за 15 дней до мероприятия.

Отличия участников от учредителей

Участник собрания и учредитель компании – это иногда не одно и то же лицо. Отличия участников от учредителей можно понять, ознакомившись с этими терминами:

1. Под термином «частник» понимается физлицо или юрлицо, которое обладает долей в фирме и вправе решать проблемы и ставить задачи управления организацией.
2. Под термином «учредитель» понимается физлицо или юрлицо, участвовавшее в правовом оформлении фирмы, чьи сведения занесены в единый госреестр юрлиц.

Учредитель – лицо, создавшее компанию с нуля, а участник – тот, кто на данный момент участвует в формировании уставного капитала организации. Все они являются владельцами.

Состав участников

На подобном мероприятии могут присутствовать владельцы фирмы, а также директора компании. Зачастую все эти статусы представлены в одном лице. Так выглядит состав участников мероприятия.

Протокол собрания – что это такое

Это бумага, которая оформляется с целью фиксации всех важных сведений проводимого мероприятия, включая мнение владельцев по значимым задачам и проблемам и даже записи, поясняющие доклады выступающих, объясняющих, что это такое.

Как проходит собрание, смотрите на видео:

Зачем нужен протокол

Он помогает вести учет принимаемых участниками решений, что упрощает управление организацией. Ведение таких документов позволяет контролирующим госорганам соотносить действия организации с принимаемыми ее руководителями решениями. Эти примеры наглядно демонстрируют, зачем нужен протокол.

Нормативные акты

Законодательные акты, которые регулируют ведение и регистрацию протоколов:

• ФЗ № 14
• Статья под номером 181.2
• Статья под номером 67.1

Обе статьи относятся к ГК РФ.

Содержание протокола

Обязательные сведения, которые содержатся в документе:

• обозначение фирмы
• дата, время и место проведения (далее ДВМ)
• участники и занимаемые ими должности
• обсуждаемые задачи
• мнения владельцев фирмы
• данные об итогах голосования

Также в содержании протокола нужно указать избранных председателя и секретаря.

Обязательные реквизиты

В этой бумаге указываются обязательные реквизиты, по которым можно идентифицировать проводимое собрание. К ним относятся ДВМ.

Уведомление о собрании

Особенности и сам процесс уведомления участников о созыве мероприятия описан в статье 36 закона за номером 14. Для этого придется:

1. Уведомить всех участников мероприятия за 30 дней до проведения мероприятия.
2. За 10 дней до мероприятия уведомить его участников о внесении корректировок и дополнений в выносимые на мероприятии проблемы и задачи.

Лица, отвечающие за уведомление о собрании, должны предоставить участникам все материалы о рассматриваемых на мероприятии проблемах и задачах.

Оформление таких оповещений должно производиться с учетом следующих порядков:

1. Должны содержать ДВМ, а также данные о выносимых вопросах.
2. Вручение уведомлений производится способом, указанным в Уставе компании, или заказным письмом по адресу участника.
3. Если протокол заверяется у юриста (об этом написано ниже), нужно подготовить уведомление для него.

Шаблон о вносимых изменениях можно скачать ниже:

Требования к его составлению

Положения по составлению протокола можно изучить в статье за номером 181.2 ГК РФ. В данном документе подробно отображены требования к его составлению.

Форма протокола

Шаблон документа выглядит таким образом:

• Заголовок
• Вводная часть
• Повестка
• Основная часть
• Заключительная часть

Заголовок документа

Вначале протокола указывается его номер, далее – название организации, ДВМ.

Вводная часть

В разделе протокола указывается информация об учредителях компании, а также о председателе и секретаре мероприятия.

Повестка

В разделе указываются проблемы, которые планируется рассмотреть участникам. Они оформляются в форме списка, где на первом месте стоит самый важный вопрос, на последнем – наименее важный.

Пример внеочередного собрания на видео:

Основная часть

По всем выносимым задачам и проблемам составляется блок, в котором указываются ФИО и занимаемые должности выступающих, а также суть их докладов.

Заключительная часть

Раздел содержит подписи участников, подтверждающие успешное завершение мероприятия. Иногда достаточно поставить подписи лишь секретарю и председателю, а иногда – всем участвующим лицам.

Образец документа

Образец документа давно составлен. Его можно заполнить в электронном виде во время или после мероприятия, распечатать и отдать на подпись необходимым лицам.

Шаблон документа находится ниже:

В законе № 14 не предъявляется никаких требований не только к форме, но и к порядку оформления, и к лицам, которые должны подписывать эти бумаги.

Подпись и заверение

Относительно заверения документа произвола не допускается. Есть общепринятые правила, которые обязательно учитываются при заверении. Если отданный на заверение протокол окажется составленным с неточностями и ошибками, то его результаты могут признать недействительными.

Удостоверение протокола

В ГК в 2014 году законом за номером 99 были внесены изменения, согласно которым удостоверением протокола отныне обязан заниматься нотариус. Он удостоверяет:

• состав собрания
• факты принятых решений

П. 3 статьи за номером 67.1 ГК РФ позволяет подтверждать протокол без участия нотариуса. Это можно осуществить, если иные формы удостоверения предусмотрены в Уставе фирмы.

Например:

• подпись протокола участниками собрания
• приложение к протоколу видеозаписи проведения мероприятия

Чтобы перейти к форме удостоверения без участия нотариуса, учредители компании должны:

1. Вынести вопрос о ненотариальной форме удостоверения.
2. Единогласно проголосовать за это предложение.

Только тогда можно удостоверять протоколы общих собраний без участия нотариуса одним из вышеописанных способов.

Книга протоколов

Задача собрания – организовать фиксацию событий мероприятий с помощью документов, а также вести их учет, подшивать в книгу.

Образец создания книги протоколов можно скачать ниже:

Тонкости при подготовке протокола

Нужно учесть следующие тонкости при подготовке протокола и его регистрации:

1. Документ печатается на листе формата А4 с одной стороны.
2. Протоколы имеют сквозную нумерацию в течение финансового года.
3. Листы протокола также имеют сквозную нумерацию, прошиваются, а на обороте последней страницы ставится подпись председательствующего лица, протокольного секретаря и круглая печать компании.

Эти нюансы отмечены в ГОСТе о документации фирм.

Протокол – документ, на котором основывается деятельность компании любой крупной фирмы. Для него в правовом поле России предусмотрены строгие требования к содержанию, но нет требований составления. По факту каждый бизнесмен может оформлять этот документ по-своему. Хотя это будет не совсем оптимально.

Все бумаги, которые касаются проведения собраний любых видов, уже оформлены в качестве шаблонов и находятся в свободном доступе для скачивания, поэтому заниматься их составлением самостоятельно – пустая трата времени.