Особенности нотариального заверения протокола общего собрания участников ООО

Нотариальное заверение протокола общего собрания участников ООО согласно законодательству РФ обязательно, но есть исключения. Чтобы избежать отрицательных последствий, рекомендуется знать некоторые особенности.

Нужно ли нотариальное заверение

После внесения поправок в законодательство РФ рассматриваемый документ подлежит заверению в нотариальном органе при условии, что участниками не было выбрано иного варианта удостоверения.

О других методах обязательно нужно указывать в Уставе компании либо в конкретном решении общего собрания.

Нотариальное заверение всех без исключения протоколов не обязательно. По правилам, участники оставляют за собой право самостоятельно выбирать индивидуальный вариант удостоверения, к примеру, путем проставления подписи каждого из присутствующих.

Ключевым моментом считается используемый метод и процедура регистрации у нотариуса, незнание которой влечет последствия.

Исключение: согласно федеральному законодательству решение об увеличении уставного капитала организации и состава участников должно быть заверено нотариусом в установленном порядке. Игнорирование правил может повлечь проблемы с контролирующим органом.

Когда обязательно заверять протокол

Рассматриваемый документ подлежит заверению:

• при повышении уставного капитала за счет инвестиций участников
• если планируется расширить перечень участников за счет увеличения объемов капитала

В таком случае местом проведения общего собрания выступает нотариальный орган, из-за чего требуется обязательная явка всех без исключения учредителей, в противном случае мероприятие аннулируется. Причем выбор метода регистрации не имеет значения, поскольку такие условия закреплены нормами российского федерального законодательства.

Средняя стоимость услуг квалифицированного нотариуса варьируется в пределах 10 тыс. руб.

Что необходимо для заверения: документы

В нормативно-правовых актах не отображается порядок нотариального заверения документа, но разработаны рекомендации. С ними можно ознакомиться в Письме ФНП «О направлении …» от сентября 2014 года.

Согласно рекомендациям, при внеочередном или плановом собрании, обращаться в нотариальный орган должен представитель ООО из руководящего состава, к примеру, генеральный директор.

Одновременно с этим Устав компании может наделять подобными полномочиями совет директоров. Помимо этого, допускается обращение к регистратору одного из членов сформированной ревизионной комиссии, при условии наличия у него правомочий.

Для регистрации формируется заявление в произвольном виде, в котором указывается:

• время и календарная дата
• точный адрес проведения мероприятия

К сведению: законодательство РФ допускает обращение в нотариальный орган по месту расположению компании.

К составленному надлежащим образом заявлению, необходимо приложить:

• Устав компании
• оформленную выписку из ЕГРЮЛ
• документальное подтверждение наличия полномочий по представлению интересов компании в нотариальном органе. К примеру, сформированный протокол о назначении единоличного исполнительного органа
• перечень участников Общества

Если в Уставе отсутствуют ограничения, то допускается возможность проведения собрания непосредственно в нотариальном органе. Во время мероприятия нотариус берет на себя обязанность по удостоверению личности каждого из участников, из-за чего паспорт нужно иметь при себе, в противном случае могут быть последствия.

По завершению собрания нотариус оформляет и выдает подлинное свидетельство относительно удостоверения своего юридически значимого действия.

Можно ли заверить протокол без нотариуса

При желании участников ООО сформировать протокол общего собрания без дополнительной регистрации в нотариальном органе допускается возможность указать в документе следующее:

«Принятие соответствующих решений и перечень участников ООО, которые присутствовали в этот период, подтверждается видео либо аудиозаписью (можно указать обе разновидности подтверждения либо одно из них), сделанную в момент проведения мероприятия и обязательно прилагается к составленному настоящему протоколу на карте памяти».

Вторым вариантом является указание в Уставе Положения о том, что сформированный документ должен быть обязательно подписан всеми без исключения участниками, из-за чего нет необходимости обращаться к нотариусу для официального заверения.

При оформлении протокола общего собрания необходимо обращать внимание на следующие особенности:

• при наличии многостраничного документа все без исключения листы подлежат сшиванию, нумерации, а на обратной стороне проставляются подписи председателя и секретаря. Использование двусторонней печати категорически запрещается
• составленный документ обязательно заверяется председателем и секретарем, поскольку проставлять подписи каждого из участников нецелесообразно. Официально заверять протокол аудио либо видеозаписью законодательство позволило с 2014 года
• вначале перечисляются все без исключения вопросы, которые планировалось рассмотреть на мероприятии, а после этого по тексту раскрываются результаты проведенного голосования присутствующих по каждому пункту
• где мероприятие. На практике встречаются ситуации, при которых в качестве указания адреса проведения отображается населенный пункт, где регистрируется юридическое лицо, так и района, где находятся создатели. В ФНС проходит каждый из вариантов

Оптимально включить в документ паспортные данные создателей компании. Благодаря этому исключаются в дальнейшем многочисленные недоразумения с контролирующими органами, если выяснится расхождение информации с заявлением по форме Р11001 и в протоколе собрания.

Не стоит также забывать об исключении ошибок и опечаток в тексте.

Если участник ООО один

На Общество, которое состоит из единственного участника, нормы гражданского законодательства не распространяются.

Решения принимаются единственным участником единолично, они формируются и заверяются подписью. Об этом подробно изложено в нормах федерального законодательства «О деятельности ООО».

Все самое важное о протоколе общего собрания на видео:

Исключением принято считать решение единственного участника Общества относительно увеличения уставного капитала. Оно подлежит заверке подписи, достоверность которой официально свидетельствуется представителями нотариального органа согласно с правилами федерального законодательства «Об ООО».

В завершении отметим, что законодательство РФ описывает исключения из правил, позволяющие не заверять протокол собрания нотариусами. При несоблюдении рассмотренных условий документ подлежит регистрации согласно установленному порядку.