Открыть меню

Книга регистрации трудовых договоров — зачем вести и кто должен ней заниматься


Все документы, подписываемые организацией с третьими лицами, требуют строгой регистрации и учета. Для всех договоров по трудоустройству существует отдельная книга регистрации трудовых договоров и прочих аналогичных соглашений.

Что собой представляет книга регистрации

Это учетный журнал, где фиксируют всю информацию о подписанных договорах по найму на работу между кадрами и компанией. Сюда вносят все поправки, фиксируемые в соглашении по трудоустройству, а также дополнительную информацию по конкретному сотруднику.

Книга необходима для облегчения работыВедение такой книги не просто обязанность, а реальное подспорье для кадровиков, имеющих все данные о сотрудниках в легком доступе.

Зачем нужна книга

У учетного журнала есть бесспорные достоинства:

  • проще сохранить и ориентироваться в ней, чем зависеть от многочисленных оригиналов
  • помогает в конфликтных ситуациях между сотрудником и работодателем
  • при наличии журнала менеджер по кадрам легко выдаст любую справку сотруднику

Это делает ведение книги регистрации не просто рутинным поручением, а возможностью оптимизировать работу кадровых служб на предприятии любого размера.

Электронный учет договоров на видео:

Обязательно ли вести

Непосредственно в ТК РФ нет указаний на необходимость формировать журнал учета трудовых соглашений. Но при проверках инспекторы всегда интересуются, есть ли таковой, и если нет — у работников кадровых служб, а также директора могут возникнуть проблемы.

Законодательная база

Также о ведении книги четко говорится в Перечислении стандартных управленческих документов. В частности упоминается в ст. 695, что сохранять опломбированную книгу по учету трудовых соглашений необходимо по всем правилам в архиве не менее 75 лет.

Кто вносит записи в книгу

По законодательству журнал документов по трудоустройству должен вести менеджер по персоналу, кадровый работник.

Кадровый работникОтветственное лицо уточняет руководитель, когда подписывает приказ о необходимости ведения журнала. На каждый новый экземпляр обязателен такой приказ.

Правила составления

Никаких принципиальных требований нет. Но основные правила для журнала все же имеются:

  • обложка предпочтительно произведена из жесткого материала или полужесткая
  • Подписание бланковобязательно оформить титульный лист, на котором стоят две даты: начало ведения документа и дата последней записи в данной книге, полное название компании-работодателя
  • первый лист остается пустым или на нем пишется образец заполнения
  • все страницы нумеруются
  • записи ведутся в табличном виде
  • на последней странице указывается день, месяц и год, когда произведена последняя запись и журнал сдан в архив
  • после этого документ прошивают и сдают на хранение

При составлении журнала на титульнике требуется зафиксировать данные руководителя. Типовые графы во всех журналах данного типа одинаковые, но могут быть дополнительные, в зависимости от кадровой специфики предприятия.

Как оформить книгу

На каждой странице журнала начерчена таблица с определенным количеством столбцов. Есть важная информация, заполняемая в обязательном порядке вне зависимости от специализации и размеров компании-работодателя:

  1. Книга учета договоровЦифры записи по порядку (не имеют общего с номером трудового договора).
  2. Дата фиксирования записи в книге.
  3. Цифры номера соглашения.
  4. Данные сотрудника, его должность, подразделение, срок действия соглашения.
  5. Основная или дополнительная форма трудоустройства.
  6. Прочие сведения.

Отдельно ведут столбец об изменениях в условии соглашения между компанией и работниками. Она заполняется в том случае, если сотрудника переводят в другое подразделение, изменяют ему условия работы, увольняют досрочно.

Бумажный вариант

В большинстве компаний ведут бумажный вариант журнала регистраций. Даже при наличии электронной версии бумажная применяется в качестве дублирующего варианта. При этом в классическом бумажном варианте есть графа для подписи сотрудников, что подтверждает выдачу второго экземпляра трудового договора на руки работнику. Это бывает важно при возникновении конфликта и спорных вопросов между компанией и ее сотрудниками.

Электронный вариант

Для ведения электронной версии используется компьютерная программа MS Excel. Такой вариант ведения считается более удобным. Есть и другие достоинства:

  • Электронный учет книглегкий контроль над сохранностью документов
  • лучше уровень конфиденциальности, поскольку доступ к документу может иметь строго ограниченный круг лиц
  • быстрый доступ к оформлению справок и поиску нужной информации

Современные кадровые работники предпочитают электронную версию книги регистраций, но многие компании дополнительно ведут и бумажный вариант.

Порядок утверждения

Кадровые работникиДля утверждения журнала нужен приказ директора, уточняющий следующие нюансы:

  • какой вариант ведения документа — в виде бумажного журнала или на электронном носителе
  • кто конкретно несет ответственность за ведение данной книги
  • форма рассматриваемого документа

Лицо, ответственное за ведение книги, одновременно отвечает за то, чтобы все упомянутые договора и соглашения между компанией и ее работниками были в оригинале и в полной сохранности. Данный работник должен быть ознакомлен с приказом и расписаться в нем.

Внесение изменений

Делать какие-либо исправления, если допущена неточность или ошибка в заполнении, строго запрещено.

В этой ситуации кадровик обязан закрыть ведение журнала. На конечном листе документа указывается причина досрочного закрытия. Сам журнал прошивается, на него устанавливается пломба, и документ отправляют в архив.

Если необходимы измененияЕсли необходимо внести дополнительные изменения, касаемые определенного работника, для этого должны быть графы. Изменения могут касаться нескольких деталей:

  1. Отстранения от исполняемой должности.
  2. Изменение в условиях выполняемой работы.
  3. Перевод данного сотрудника на другую должность, смена отдела, подразделения, бригады

Для этих изменений может существовать отдельный столбец или даже отдельная страница, где все пертурбации внесены с указанием даты, номера первоначального договора и прочих деталей.

Пример заполнения

Один из стандартных вариантов заполнения выглядит следующим образом (см. таблицу 1).Бланк журнала

№/п цифры записи

Дата

Номер

Ф.И.О

Должность

Компания

Срок действия

Характер занятости

№ 45

12.01.2019

25447

Васильев Павел Петрович

Главный бухгалтер

ООО «Синий кит» Смоленский филиал

Бессрочно

Основная

№ 46

14.02.2019

25449

Иванова Анастасия Павловна

Нотариус

ООО «Синий кит» Московский филиал

До 25.09

2020 г.

Основная

Во многих организациях отдельно ведут книгу на срочные и бессрочные соглашения по трудоустройству.

Видео о правилах прошивки:

Хранение рассматриваемого журнала

Журнал регистрации трудовых договоров относится к тем видам книг, которые должны лежать в архиве не менее 75 лет. Они часто становятся востребованными при получении, оформлении нужных документов и передачи их в пенсионный фонд для подтверждения, что данный сотрудник в конкретное время трудился в этой организации. Важно, чтобы журнал был прошит и опломбирован.

Наличие рассматриваемого журнала будет полноправным юридическим подтверждением всех договоров, а также трудовых соглашений на протяжении длительного времени, даже после увольнения сотрудника.

Основные ошибки в оформлении

При оформлении допускают самые разные ошибки. Наиболее распространенная — неопытные кадровики в первом столбце прописывают не порядковый номер записи, а номер трудового соглашения.

Пропуск подписиДаже небольшие ошибки в датах и в полном написании названия организации-работодателя ведут к закрытию журнала. Необходимо поставить в известность руководителя, который приказом утвердит новый журнал.

Мнение кадровиков

Большинство кадровых работников склоняются к мнению, что данный документ в кадровой службе не просто необходимость — он значительно облегчает работу менеджера по персоналу.

Получается, что в одном месте хранится вся информация по работникам и договорам, с ними заключенным. Это удобно и для поиска информации, и для выдачи необходимых сведений и справок.

Кадровая служба компанииКнига по учету и регистрации договоров трудоустройства — специальный учетный документ, позволяющий следить за всеми трудовыми договорами и соглашениями, вносить изменения и решать конфликтные ситуации между сотрудником и работодателем. Это удобная форма учета, позволяющая кадровикам иметь под рукой в любое время всю необходимую информацию. Для доступа к этой информации на протяжении долгого времени, организация обязана хранить уже закрытый документ 75 лет.

Заметили ошибку? Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

© 2019 Право Денег · Копирование материалов сайта запрещено
Москва, Новогиреевская улица, 21 | Контакты | Карта сайта

Сообщить об опечатке

Текст, который будет отправлен нашим редакторам: