Когда требуется уведомление о предоставлении письменного объяснения, структура бумаги
Если внутри организации совершается дисциплинарный проступок, то руководителю для привлечения к ответственности работника нужно получить от него объяснение. Для этого требуется направить уведомление о необходимости предоставления письменного объяснения. Для создания бумаги обычно используется готовый образец.
Содержание:
Несколько слов об объяснительных
Объяснительная записка представляет собой документ, в котором рабочий описывает, почему во время трудового процесса возникла та или иная ситуация или было совершенно дисциплинарное нарушение. Помимо проступков и опозданий, объяснительная пишется при невыполнении рабочих обязанностей. В случае возникновения внештатной ситуации записку могут писать сразу несколько работников. Это позволяет получить подробную информацию о случившемся, после чего принять правильное решение.
Руководитель, перед назначением дисциплинарного взыскания, обязан запросить объяснительную от работника. Важен сам факт запроса письменного объяснения. Даже если работник откажется от написания записки, работодатель после подачи уведомления может принимать решение о наказании в указанный в бумаге срок.
Когда сотрудник обязан предоставить записку
Объяснительная записка запрашивается при следующих обстоятельствах:
систематических опозданиях;- невыполнении трудовых обязанностей;
- состоянии алкогольного опьянения на рабочем месте;
- отсутствии на работе более 4 часов без уважительной причины;
- нанесении ущерба собственности компании.
Порядок оформления запроса со стороны работодателя регламентируется Трудовым Кодексом. Также в ТК указано, в каких ситуациях и какие именно в отношении работника принимаются меры дисциплинарного взыскания.
Важно! В случае выявления нарушений внутри организации следует действовать в соответствии с законодательными нормами. Следует строго соблюдать порядок привлечения к ответственности, чтобы в дальнейшем не возникло проблем и разбирательств.
Как запросить объяснительную с работника
Чтобы получить записку от работника, начальник или непосредственное руководство компании заполняет уведомление о предоставлении письменного объяснения. Запрос оформляется в свободной форме, при этом в нем обязательно отражается:
- причина, по которой требуется объяснительная;
- сроки на написание ответной записки;
- информация об обеих сторонах.
Уведомление оформляется в двух экземплярах, один вручается работнику, другой остается у руководителя для подтверждения факта уведомления.
В запросе обязательно указывается срок на ответ, который начинает отсчитываться с момента получения документа. По истечению срока или в случае отказа писать объяснительную, руководство может переходить к привлечению работника к ответственности.
Форма уведомления
Уведомление всегда подается в письменной форме. Крупные организации заранее заготавливают образцы всех типовых документов, которые требуются в ходе работы. Если собственный образец отсутствует, можно воспользоваться примером из интернета или составить уведомление самостоятельно.
Готовое уведомление вручается под подпись. После разбирательств бумага отправляется в журнал регистрации уведомлений. Сохранять в архиве ее необходимо в течение 5 лет. На хранение отравляется экземпляр, который остается у руководителя.
Обязательные реквизиты
Среди реквизитов и иной информации, которая обязательно должна присутствовать в бланке, выделяют:
наименование компании;- ФИО и должность сотрудника, для которого создается уведомление;
- ФИО и должность составившего акт;
- дата составления.
Также иногда указываются статьи из ТК, которые обязывают истребовать письменные объяснения и получать ответ в ограниченные сроки. Как правило, на ответ дается 2-3 рабочих дня с момента получения уведомления.
Объяснительная от работника после получения уведомления может быть написана от руки ручкой или напечатана на компьютере. В записке разъясняются обстоятельства произошедшего. Она передается руководителю отдела в обозначенные сроки. После изучения объяснений принимается решение о наказании. В случае наличии у работника уважительной причины меры взыскания не используются.
Структура бумаги
В структуре требования находятся следующие элементы:
- В верхней правой части бумаги — название компании и адресат требования.
- По центру — название документа: «Уведомление о необходимости предоставления письменного объяснения».
- С красной строки — описание сути проступка, просьба объясниться, сроки ответа и ссылки на статьи ТК РФ. В этой части рекомендуется также указать на последствия отсутствия объяснений.
- В левой нижней части — дата написания, должность и ФИО написавшего, ФИО работника, для которого написано требование.
Также вместе с уведомлением могут быть вручены другие бумаги, например, служебная записка. Если имеются приложения, о них нужно указать при составлении требования. Требование печатается в стандартном офисном приложении и занимает всего 1 страницу.
При первом составлении бумаги и использовании образца из интернета следует обязательно исправлять реквизиты на собственные. В дальнейшем при необходимости составить требование используется собственный шаблон.
О правилах оформления объяснительных смотрите на видео:
Если обнаружена ошибка
Уведомление создается в свободной форме, поэтому к нему практически не выдвигается требований. Из-за этого допустить ошибку при создании бумаги достаточно сложно. В случае указания некорректной информации при первом заполнении следует уточнить данные и написать новый исправленный документ.
Гораздо чаще ошибки допускаются в алгоритме привлечения работника к дисциплинарной ответственности. Необходимо знать, что именно считается проступком и как правильно действовать.
Обратите внимание! Иногда работники пытаются оспорить наказание или увольнение в судебном порядке. В таком случае наличие запроса и доказательств совершенного проступка позволят отстоять свои интересы в суде.
Как вручить и сколько ждать
Уведомление вручается лично под роспись. Бумагу может передать руководитель или любое другое ответственное лицо. Требование создается в двух экземплярах. Работник оставляет роспись на том образце, который остается у работодателя. Стандартным временем ожидания ответа считается 2 дня. При необходимости со стороны руководителя сроки увеличиваются. Изменения обязательно должны отражаться в уведомлении.
Как взыскание по отношению к работнику применяется замечание, выговор или увольнение из организации. При отказе писать объяснение взыскание применяется по истечению срока ответа. В случае если записка написана, мера наказания определяется с учетом выраженности нарушения и наличия уважительной причины у работника. В некоторых случаях меры дисциплинарного взыскания в отношении рабочего не применяются.
Если нарушение серьезное, работник увольняется из организации. Чтобы провести процедуру увольнения законно, требуется обязательно создавать приказ. В приказе отражается, по какой причине увольняют работника, и указывается законодательная норма, которая позволяет это сделать.
Что делать работнику
Если человек получил запрос от работодателя о необходимости предоставить объяснения за прогулы или опоздания, следует дать письменный ответ, почему возникло нарушение. При наличии уважительных причин требуется предоставить подтверждающие бумаги. Стоит помнить, что за одно нарушение может быть применено только одно дисциплинарное взыскание.
Уведомление о предоставлении объяснений в письменном виде — стандартная бумага, составление которой не требует много времени и особых навыков. Если проступок несерьезный, то вначале рекомендуется решать проблему посредством устного разговора. При грубых нарушениях для соблюдения законодательных норм обязательно требуется составлять уведомление, прежде чем наказывать рабочего.
