Служебная записка о списании материальных ценностей – предназначение и содержание

Во многих компаниях используются материально-технические ценности (ТМЦ), которые иногда требуют списания. Процедура выполняется на основании специальной служебной записки о списании материальных ценностей, представленной внутренней или внешней документацией предприятия.

Предназначение

Служебная записка представлена уникальным инструментом, позволяющим сотрудникам компании взаимодействовать с руководством. Она используется для общения между представителями разных подразделений.

Внимание! Устные прошения или просьбы часто не приводят к нужным результатам и не удовлетворяются, поэтому при их официальном документировании обеспечивается эффективное взаимодействие.

Документ, составленный по образцу, который закреплен во внутренней учетной документации, обладает юридической силой. Он может составляться любым работником компании при появлении соответствующей необходимости.

Какие отражаются данные

Записка составляется только при наличии веских оснований, которые перечисляются в тексте. При ее формировании учитываются рекомендации:

• желательно не пользоваться во время написания текста официальным и сухим тоном, так как указываются конкретные данные, упрощающие процесс общения двух работников фирмы;
• текст делится на две части;
• первая часть представлена преамбулой, в которой кратко описывается цель составления документации, а также указывается адресат;
• вторая часть делается довольно объемной, а также содержит просьбу или предложение;
• допускается указывать анализ возникшей проблемы, делать выводы или подводить итоги.

Внимание! Отсутствует унифицированная форма служебки, поэтому каждая фирма может самостоятельно разрабатывать подходящий образец, которым пользуются все работники.

Кем составляется

Сформировать эту записку может любой работник предприятия, но обычно процедура выполняется материально-ответственным лицом после проведения инвентаризации. Если в результате данного процесса обнаруживаются ненужные или сломанные элементы, то они обязательно списываются.

Ответственное лицо формирует записку на имя руководителя предприятия или начальника подразделения, в котором он трудится.

Грамотное заполнение

Каждая компания пользуется собственными правилами при оформлении той или иной документации. Поэтому работник предприятия учитывает сведения, содержащиеся в учетной политике. Но при этом учитываются общие требования:

• указывается наименование и дата составления записки;
• раскрывается основная тематика;
• приводится ФИО и должность адресата, причем обычно в качестве получателя выступает директор или его заместитель;
• вводится просьба списать те или иные ценности;
• указываются данные о списываемых элементах, которые израсходованы или поломаны, поэтому ими невозможно воспользоваться;
• перечисляются основания для проведения процедуры списания ТМЦ, причем они должны подтверждаться официальными документами;
• вносится список приложений, прикладываемых к записке;
• вписывается период, в течение которого использовались ценности;
• приводятся данные о составителе документа.

Внимание! Дополнительно указываются данные о работнике, который несет материальную ответственность за ценности.

Порядок составления

Если работник предприятия принимает решение составить служебку, в которой указывается просьба о списании МЦ, то он следует простому алгоритму действий:

• прописывается адресат;
• указывается ФИО и должность составителя;
• приводится просьба о списании материалов или иных ценностей;
• заполняется таблица, содержащая данные о номере, наименовании, количестве, балансовой стоимости и инвентаризационном номере каждого списываемого предмета;
• перечисляются причины для списания, например, выявление поломки или неисправности;
• указывается дата формирования;
• ставится подпись заявителя.

Внимание! Если в документе имеются ошибки, то он не принимается к рассмотрению руководителем предприятия.

Образцы служебной записки

В интернете приводится множество образцов, на которые может ориентироваться специалист кадровой службы компании, который занимается разработкой этого документа. Обычно используются следующие образцы:

• записка, составляемая работниками магазина при обнаружении испорченного товара, причем документ адресуется директору торговой точки;
• в производственных компаниях требуется списание материалов, которыми невозможно воспользоваться для производства продукции;
• если у рабочего изнашивается спецодежда, то для получения нового комплекта он формирует документ на имя руководителя;
• во время работы часто приходится списывать устаревшие или сломанные основные средства, поэтому работники, обслуживающие оборудование, требуют от руководства покупки новых агрегатов.

В каждой ситуации отличается основное содержание записки, так как в нем приводятся конкретные материалы, нуждающиеся в списании.

Какие материалы ликвидируются

В компаниях используются разные материальные ценности, которые часто ломаются или морально устаревают. Для их списания используется официальная записка.

Спецодежда

Она выдается руководством компании каждому наемному специалисту, а также периодически требуется ее замена в связи с изнашиванием. Для этого работник формирует служебку, но она требуется только в случае, если одежда стала непригодной для использования до окончания срока, установленного в компании.

В записке приходится ссылаться на специальный акт, в котором перечисляются причины изнашивания одежды. Если работник не сможет представить доказательства необходимости замены предметов, то ему будет отказано в выдаче новой спецодежды.

ТМЦ

Списание ТМЦ обладает некоторыми нюансами, так как их срок годности рассчитывается в процессе составления проекта и сметы. Здесь же приводятся нормы расхода, поэтому в тексте записки детально описываются причины списания. Указываются происшествия, которые привели к выводу ценностей из строя.

Цель составления документа заключается в уведомлении руководства о возникшей проблеме, которая требует списания ТМЦ. Желательно указывать как наступившие, так и возможные последствия ЧП, чтобы предотвратить игнорирование документа со стороны директора.

Брак на складе

Составителем обычно выступает завхоз, выявляющий бракованные ценности, которые находятся на складе. Получателем записки выступает руководитель фирмы, который начинает процесс списания.

В документе приводится название продукции, в которой обнаружился брак, ее количество, балансовая цена и номер, который присваивается каждому предмету, передающемуся на склад. В качестве основания для списания могут выступать разные ситуации, например, выявление поломки, дефекта или неисправности.

Внимание! С помощью таких записок владельцы компаний часто реализуют коррупционные схемы, поэтому важно правильно составить документ, чтобы он не вызывал подозрений у представителей ФНС или иных проверяющих инстанций.

Дебиторская задолженность

Она представлена деньгами, которые должны вернуть клиенты компании. Но иногда выявляется безнадежная дебиторская задолженность, нуждающаяся в списании. Для этого бухгалтер формирует служебную записку на имя руководителя фирмы. Процесс ликвидации выполняется в трех ситуациях:

• должник проходит процесс ликвидации в добровольном порядке;
• банкротство дебитора, поэтому должник перестает существовать, а его имущества не хватает для погашения задолженности;
• истечение срока исковой давности по иску, поэтому невозможно обратиться с исковым заявлением за принудительным взысканием денег.

Во время формирования служебной записки указывается одно из вышеуказанных оснований.

Основные средства

Документ требуется, если основное средство, представленное оборудованием, износилось или устарело, поэтому не может далее использоваться в производственном процессе. При составлении этой служебки указываются данные:

• название основного средства;
• должность и ФИО составителя;
• название документа;
• дата формирования;
• номер регистра;
• предмет, нуждающийся в списании;
• описание возникшей ситуации, из-за которой основное средство не может использоваться для производства продукции;
• подпись заявителя.

При составлении этого документа важно придерживаться стандартных правил.

Все о служебных записках смотрите на видео:

Срок хранения

Документация хранится в течение года, после чего передается в архив. Срок хранения зависит от особенностей и типа бумаги. В 2020 году руководители компаний должны придерживаться рекомендаций Министерства культуры, которые приводятся в Приказе №558.

Служебные записки, так же как и объяснительные или докладные, должны храниться с другими бумагами в течение 5 лет в архиве.

Служебные записки, на основании которых списываются материальные ценности, могут составляться по форме предприятия. Они содержат причины и основания для списания, а также формируются на имя руководителя фирмы.