Как правильно пишется пояснительная записка: структура и содержание

Пояснительная записка – это информационный текст, написанный в деловом стиле. Прилагается к отчету, научному труду, проекту и содержит базовые сведения о его назначении, актуальности, обоснование целесообразности проведенной (запланированной) работы.

Как правильно написать записку

Понимание как пишется пояснительная записка важно для тех, кто работает с документами или занимается проектной деятельностью: служащие, студенты, экономисты, юристы.

Стиль изложения информационного материала – деловой. Четко, лаконично, с использованием профессиональной терминологии, стандартных фраз и оборотов (ввиду сложившихся обстоятельств, в установленном порядке, проведенный анализ показал), стереотипных предложений, без личных местоимений. Формально и объективно, без личной оценки повествования.

Составление пояснительной записки

Содержание зависит от цели ее подготовки. Для бухгалтерской отчетности в Налоговую службу требуется описание экономической деятельности организации, доходной и расходной части, материальной и нематериальной базы, задолженностей.

Для научной работы дается актуализация проекта: цель его создания, значимость. К техническому проекту – технические характеристики, область применения.

Кроме этого, к техническому проекту в описании присутствуют данные о функциональном назначении системы, объекта. Его составляющие и устанавливаемые между ними взаимосвязи, особенности взаимодействия. Описывается процесс деятельности и технические решения, как ввести систему в эксплуатацию, особенности разработки и применения.

При подготовке записки к проекту закона, распоряжения указывается нормативно-правовая база, разделы и подразделы, целесообразность его реализации. Порядок его принятия, размещения в СМИ, сроки вступления в силу. Основные положения, принципы, на которых базируется.

Общие требования к составлению

В зависимости от сферы деятельности могут быть свои особенности. В каждом ведомстве, организации есть образцы оформления. В образовательных учреждениях разрабатываются методички, разъясняющие требования к форме и содержанию.

Стандартное оформление:

• в печатном виде, на бумаге формата А4, книжная ориентация, с одной стороны
• шрифт Times New Roman, размер 12, интервал полуторный
• пункты и разделы, списки выделяются жирным шрифтом, печатаются по центру листа
• обязательна нумерация страниц, на титульном листе не проставляется
• выводы после каждого пункта и раздела
• возможно приложение дополнительного материала в виде таблиц, диаграмм, схем
• текст разбивать на абзацы (задает общую структуру и легкость чтения)

Оформление по ГОСТу

В целом форма единая. Различия касаются специфики области ее применения и отдельных требований, предъявляемых заказчиком. Некоторые пункты исключаются в зависимости от назначения.

Структура:

Подписание документа

• титульный лист
• введение
• аннотация
• сокращения и условные обозначения с их расшифровкой
• содержание
• выводы (для научных проектов)
• библиография
• приложение

В титульном листе указывается ФИО автора (или данные организации, от имени которой она готовится), ниже адресат (кому направляется – должностное лицо или учреждение), далее крупными буквами печатается «Пояснительная записка», название, например «Водоохранная зона», дата составления и регистрационный номер (для формальных документов), подпись и должность составителя.

Введение – это актуальность. Здесь могут быть прописаны цели, задачи, общие сведения об организации и ее деятельности (для экономистов). Соотносится с сегодняшним днем. Может быть краткое описание предшествующего опыта и историческая справка, которая подтверждает актуальность проводимого исследования, реализации задуманного проекта.

Аннотация – краткое содержание, самое основное. Указываются разделы, подразделы и пункты. Их описание. Проблематика, которая в них затрагивается, понятия.

Содержание – краткое описание основного документа, анализ изученных материалов, ожидаемые результаты. Их подтверждение или опровержение.

Пояснительная записка из рук в руки

Выводы – итоги реализации проекта, результаты проведенной работы (для отчетной документации). Для бухгалтерской отчетности может потребоваться указание расхождений в учете, их пояснение (если запрос инициирован налоговыми органами). Анализ финансовой деятельности юрлица, соответствии поставленным целям, понесенные убытки.

Сокращения и условные обозначения чаще указываются в научных работах. К примеру, дипломный проект, курсовая. Здесь указываются повторяющие фразы и слова, их сокращение и обозначение. Далее по тексту они уже применяются в сокращенном виде.

Библиография – это список источников литературы (научные труды, монографии, печатные и периодические издания, словари). К их описанию есть жесткие требования, которые устанавливаются в соответствии с общими стандартами. С ними можно ознакомиться в специальных методичках, обратившись в библиотеку заведения.

Приложение – при необходимости прикладываются схемы, графики, диаграммы, чертежи, иллюстрации. Этот пункт необязателен к исполнению. Он зависит от характера работы. Прилагаемые материалы служат для наглядности и позволяют пояснить отдельные положения в представленном материале.

Пояснительная записка в Налоговую службу

Приказ № 43н от 6 июля 1999 г. Министерства финансов Российской Федерации регламентирует порядок сдачи бухгалтерской отчетности. Согласно документу готовится пояснительная записка. В ней содержатся сведения о финансовой деятельности учреждения.

Содержание зависит от требований Налоговой службы. Цель ее подготовки – разъяснение политики юридического лица, объективной оценки его деятельности, контроль финансового положения и задолженностей перед третьими лицами.

К отчетным данным:

• бюджет организации
• прибыль и расходы
• вложения
• задолженности перед дебиторами и кредиторами
• акции и активы

Если запрос инициирован налоговиками для уточнения данных по отчетности:

• ИНН
• регистрационный номер письма налогового органа
• данные документа, по которому уточняются сведения
• расходы и убытки на отчетный период
• адресат (данные налоговой службы)
• имеющиеся расхождения в данных

Содержание и форма пояснительной записки могут существенно различаться в зависимости от ее назначения и учреждения, которое ее готовит, сферы его деятельности. Этот небольшой по объему информационный материал порой ставит в тупик начинающих специалистов. Поэтому необходимо учитывать не только стандарт по ГОСТу, но и отдельные требования, которые предъявляются к документу по месту его востребования.