Как правильно составить характеристику на делопроизводителя — подробный разбор всех нюансов

Характеристика на делопроизводителя позволяет описать в полной мере работу и квалификацию сотрудника, что находится на должности. Подробнее о том, что она собой представляет, какие требования необходимо соблюсти и на что нужно обратить внимание далее в статье.

Что такое характеристика

Характеристика представляет собой отзыв работодателя о сотруднике, в который включены все профессиональные навыки последнего. Она может выступать в роли дополнительного документа при собеседовании на новую работу и помочь работодателю лучше оценить профессиональные навыки кандидата.

Также указывает то, как человек действовал при ЧС в фирме и как хорошо общался с коллегами.

Важно, чтобы информация в характеристике была конкретной и рассматривала только деятельность работника внутри организации.

Когда необходим документ

Она необходима в нескольких случаях, вот лишь некоторые из них:

• трудоустройство
• оформление займа в банке
• судебное разбирательство
• исполнение требований правоохранительных или иных государственных органов

Именно поэтому вся информация должна быть представлена максимально конкретизировано.

Общие правила составления

Законодательство никак не определяет общие правила составления этого документа — оно допускает его составление в свободной форме. Тем не менее, в рамках делового этикета сложилась определенная структура, которую следует соблюдать:

1. Информация о сотруднике: указываются все сведения по типу ФИО, гражданства, семейного положения и т.д.
2. Сведения о работе: первоочередно указывается стаж работы и даты окончания и ее начала в фирме. После необходимо добавить все навыки, что использовал сотрудник при исполнении обязанностей, а в случае наличия специальных курсов подготовки — указать их. Необходимо также указать все награды, что были получены сотрудником либо в рамках фирмы, либо в рамках иных соревнований.
3. Личностные качества: должны быть описаны сильные и слабые стороны характера сотрудника — подчеркнута его индивидуальность и то, как она способствует эффективности работы. Если он занимал руководящую должность, то в характеристике должно быть отражено наличие или отсутствие управленческих навыков. Если задачи сотрудника подразумевают исключительную исполнительность — отметить то, насколько корректно выполняются ежедневные, монотонные задачи и т.д. Финальной частью этого пункта становятся отношения с коллегами. Работодатель должен указать на коммуникационные навыки сотрудника.
4. Реквизиты: необходимо указать компанию, ФИО составившего характеристику и т.д. Документ обязательно должен содержать дату и подпись руководства.

Наличие правильной структуры характеристики также подчеркнет профессионализм работодателя.

Требования к оформлению

При составлении документа необходимо его грамотно оформить. И если учитывать, что содержание допускается в свободной форме, то в случае оформления стоит опираться на ГОСТ. Он содержит в себе единые нормы для всех документов на территории РФ: шрифт, пунктуацию и т.д.

Видео с правилами составления характеристики:

Виды характеристик на сотрудника

Существует всего два основных вида характеристики (таблица 1).

Составляются они также по надобности и оформляются в соответствии с общепринятыми требованиям ГОСТа.

Особенности характеристики для награждения

Теперь рассмотрим частные случаи составления характеристики. Такие ситуации являются лишь исключением, а не стандартным порядком, при котором необходим этот документ.

При увольнении

Она требуется в том случае, когда сотрудника увольняют с текущего места работы и устраивается на новое. Ключевой нюанс здесь заключается в том, что зачастую такая характеристика может быть негативной. Именно поэтому работодатель должен составить ее как можно более объективно, несмотря на отсутствии квалификации конкретного работника.

Для полиции, суда, военкомата

В случае, когда характеристику требует полиция или суд — это значит, что она необходима им для объективного расследования. Правоохранительные и судебные органы хотят знать о личностных качествах как можно больше: нарушает ли он трудовую дисциплину, имеет ли вредные привычки и т.д. Все это выступает важнейшими факторами при расследовании.

Если же характеристику требует военкомат, то им интересно как человек проявляет себя в коллективе и есть ли у него способности к адаптации в трудной среде. На основании этого выносится психологическое заключение.

Рабочих специальностей

Рабочие специальности по типу строителя, повара или кладовщика подразумевают наличие определенных качеств: стрессоустойчивость, исполнительность и т.д. В то же время люди, основная деятельность которых творчество, не нуждаются в подобных навыках. Главные их характеристики заключаются в обучаемости, креативности и мобильности при работе.

При повышении

Внутренняя характеристика обязательна при повышении или получении наград. Таким образом, руководство может беспристрастно рассматривать несколько кандидатов, на каждого из которых есть объективная характеристика. Такой документ имеет особый приоритет в случаях, когда для повышения необходимы не только профессиональные, но и личностные навыки — например руководящая должность. При наличии десяти профессионально пригодных сотрудников кандидатами станут только семь из них — у тех, кто обладает лидерскими качествами и т.д.

При аттестации

В случае аттестации это также необходимый фактор, позволяющий определить ложь сотрудника о его навыках или личностных качествах. Человек, в работе которого не было замечено проявление специфических умений не может подтвердить свою аттестацию или хорошо знать предоставленную ему область деятельности.

На что обратить особое внимание

При составлении характеристики всегда нужно помнить о ряде нюансов:

• нельзя разглашать персональную информацию человека без его на то согласия
• характеристика не может содержать в себе информации, что не относится к рабочим навыкам: религиозные и политические предпочтения, имущественные сведения и т.д.
• обязательное соблюдение делового этикета: в документе не должно быть эмоционального окраса и оскорблений сотрудника

Сотрудник, что получил ее, всегда может обратиться в суд за компенсацией.

Пример характеристики на делопроизводителя

Рассмотрим пример характеристики:

А.А. Иванова квалифицирована в области делопроизводства и отлично выполняет свои должностные обязанности. Она способна самостоятельно обучаться и не терять при этом работоспособность. Хорошо ладит с коллективом и ответственно относится к должностным обязанностям.

При непредвиденных обстоятельствах берет на себя инициативу и действует оперативно. Проявляет практические навыки при подготовке к рабочим задачам и их исполнении: коммуникация с коллегами, обработка информации и владение нормативными актами.

Итог: соответствует занимаемой должности, грамотно принимая критику к работе.

Работодатель волен вносить в этот документ все, что посчитает нужным. Однако вся информация должна быть достоверной и обоснованной.

Знание подробностей о характеристике позволяет лучше понимать то, для чего она создана, а также грамотнее формировать ее содержание. Однако такой документ не всегда является положительным. В случае если в квалификации работника присутствуют значительные пробелы — работодатель отразит это в характеристике.