Образец краткого протокола – правила составления и оформления

Протокол представлен официальной документацией, которая составляется при проведении совещаний или собраний. В нем фиксируются все события, которые происходят на данном мероприятии. Содержание может быть разным, но при этом секретарю предприятия нужно следовать некоторым правилам формирования образца краткого протокола.

Роль документации

В каждой организации независимо от ее размера и статуса, проводятся совещания. На них обсуждаются важные вопросы, к которым относится направление деятельности компании, сложности, возникающие во время работы и другие детали. С их помощью решаются значимые проблемы, а также придумываются меры, необходимые для урегулирования вопросов. При необходимости меняется стратегия или планы развития.

Внимание! По закону разрешено не фиксировать все действия, совершаемые на совещании, в протоколе, поэтому руководство организации самостоятельно определяет, что именно подлежит протоколированию.

Роль протокола заключается в письменной регистрации вопросов, задач, мнений и советов, озвученных во время совещания. Много внимания уделяется принятым решениям, которые подлежат реализации. Протоколирование требуется на совещаниях, где принимаются решения относительно дальнейшего развития компании. Документ необходим, если на мероприятии участвуют представители других компаний или сотрудники государственных организаций.

Темы протокола: классификация

Поскольку в документе фиксируется ход заседания, то и его тема зависит от принимаемых решений и обсуждаемых вопросов. Требуется протокол при заседании органов власти. Он формируется при собрании учредителей и проведении совета директоров. Вид документа зависит от отражаемых в нем целей и сведений.

Внимание! Протокол – это распорядительный и управленческий документ, обладающий правовой функцией.

Если документ составляется в учебной или научной организации, то в нем закрепляются ранее совершенные открытия или достижения, а также перечисляются открытые специальности, стандарты, квалификации, ученые звания и другие вопросы.

В сфере бизнеса протоколы могут затрагивать разные темы, поэтому они бывают:

• деловых встреч;
• о намерениях;
• передачи конфиденциальных сведений;
• разногласий.

В документе фиксируются не только решения, принимаемые руководством, но и договоренности, достигаемые участниками. Поэтому протоколы могут быть информационно-справочными или распорядительными. Если в тексте подтверждаются расчеты между компаниями, то документация относится к банковским бумагам. Иногда она относится к кадровым документам, если тема касается управления персоналом.

Протоколы делятся на несколько разновидностей. По способу документирования они могут быть электронными и бумажными. По степени полноты отражения информации они могут быть краткими или полными.

Как проводится совещание

Совещание представлено запланированным и грамотно организованным мероприятием, подготовкой которого занимаются ответственные сотрудники, назначаемые приказом руководителя компании. Специалист занимается сбором документации, составлением вопросов и уведомлением участников. На нем лежит ответственность за реализацию других подготовительных мероприятий.

Внимание! Работник, назначенный ответственным за подготовку совещания, может отказаться только при наличии уважительных причин, так как данная процедура входит в должностные обязанности секретарей и помощников.

Для каждого совещания назначается председатель, следящий за ходом мероприятия, оглашающий повестку дня и проводящий голосование. Часто в качестве председателя выступает директор компании. Ход совещания фиксируется не только с помощью протокола, так как дополнительно часто используются средства фото и видео фиксации.

Протокол в конце совещания подписывается председателем и секретарем.

Кто оформляет документ

Процедура заполнения протокола осуществляется секретарем компании или иным специалистом, назначенным приказом директора. Но выбранный работник компании должен обладать нужными знаниями и навыками для правильного ведения документов.

Внимание! Выбранный специалист оповещается о проведении совещания заранее, так как он должен подготовить данное мероприятие.

Формирование протокола

Документ не обладает унифицированной формой, поэтому каждая компания может самостоятельно разработать подходящий образец. Но в текст включаются сведения:

• номер документации;
• дата формирования;
• наименование компании, в которой проводится совещание;
• юридический адрес, по которому зарегистрирована фирма;
• список лиц, участвующих в мероприятии, причем указывается не только их ФИО, но и занимаемая должность;
• сведения о председателе;
• повестка дня, причем перечисляются все вопросы, которые рассматриваются участниками;
• проведенные голосования и их итоги;
• результат собрания.

Внимание! Документ, формируемый непосредственно на совещании, считается черновиком, поэтому требует уточнения и сверки со стенограммой, а также он редактируется и правильно оформляется в течение максимально 5 дней после проведения заседания.

Для повышения дисциплины сотрудников и оптимизации времени часто указывается в протоколе точное время начала и окончания мероприятия.

Допускается прикреплять к протоколу другую документацию, фотографии или даже видеозаписи. Во время заполнения нельзя допускать ошибки или вносить исправления. Запрещено указывать недостоверные сведения, так как если во время проверки внутренних бумаг выявляется такое нарушение со стороны ФНС или иных государственных органов, это приводит к привлечению фирмы к ответственности.

Правила оформления

Формируется документ в единственном экземпляре, но при этом не предъявляются требования к количеству копий. Он подписывается секретарем, составителем, председателем и всеми участниками собрания.

О правилах составления смотрите видео:

Вносятся сведения на лист формата А4, а также можно пользоваться фирменным бланком. Допускается применять для этих целей компьютер или вносить данные от руки. С 2016 года компании могут не удостоверять протокол печатью.

Нюансы хранения

После визирования протокола он хранится с другими бумагами организации, которые касаются фиксации переговоров, заседаний или совещаний.

Как только документ теряет свою актуальность, он передается в архив, где хранится 3 года по требованиям законодательства. По внутренним нормативным актам компании данный срок может увеличиваться. После окончания периода хранения протокол утилизируется в строго определенном порядке.

Отличия краткой от полной формы

Краткий и полный протоколы отличаются содержанием, поэтому по-разному отражают ход заседания или совещания. При этом отсутствуют различия в оформлении.

В кратком протоколе фиксируются исключительно существенные моменты мероприятия, представленные обсуждаемыми вопросами, сведениями об участниках, а также принятыми решениями. Данная форма используется при срочных совещаниях или когда заседание стенографируется или записывается на диктофон.

Внимание! С помощью краткого протокола невозможно представить полный ход обсуждения всех вопросов, а также отсутствуют мнения и замечания участников.

Полный протокол содержит все мнения, разговоры и реплики. Он позволяет зафиксировать позицию каждого участника события. В основной части содержится столько разделов, сколько вопросов было обсуждено на совещании.

Образец документа

Образец краткой формы протокола включает разделы:

• реквизиты, представленные наименованием компании, а также датой составления и номером документации;
• заголовок перед текстом;
• вводная часть, представленная сведениями о секретаре, председателе и присутствующими лицами, а также указывается повестка дня;
• сведения о голосовании или принятых решениях;
• реквизиты окончательной части, представленные подписями и отметкой о заверении копии.

Документ содержит сведения относительно проведенного совещания или заседания. Он формируется секретарем на основании специального образца, утвержденного руководителем фирмы. Он составляется в одном экземпляре, а также хранится в компании не меньше трех лет.