Что является прогулом – подробный разбор оформления неявки

И работодателю, и сотрудникам нужно знать, что является прогулом. Существующая судебная практика показывает, что многих работников пытались уволить по этому основанию, хотя фактически они не прогуливали работу по условиям Трудового кодекса. Также и многим работодателям не удалось уволить настоящих прогульщиков только из-за неверно оформленных документов.

Понятие прогул по ТК РФ

Трудовое законодательство России регулирует отношения между сотрудником и руководителем, если они заключили трудовой договор. Все прочие виды соглашений не подпадают под нормы этого акта законодательства.

Даже при такой строгой защите работников имеют место дела, когда демагогия начальства приводит к обвинению безвинного сотрудника в прогуливании со всеми вытекающими последствиями.

Чтобы защитить себя, требуется ясно понимать, что такое прогул, и изучить действующие судебные решения в этом вопросе.

В 81-ой статье Трудового кодекса в 6-ом пункте написано, что начальник вправе прекратить рабочее сотрудничество с подчиненным при грубом нарушении договора между ними, даже если это произошло один раз. К таким нарушениям относится и прогул.

В рассматриваемом пункте, как и во всем сборнике, не дается ясное разделение причин на важные и неважные, поэтому возникают споры, лазейки и обращение в контрольные инстанции.

Тексты законов не помогают разрешить разногласие между сотрудником и руководителем, так как не содержит определения уважительных или неуважительных причин. Это остается на усмотрение сторон.

Но, согласно практике, уважительными считаются подобные обоснования:

• стихийные бедствия
• заболевание сотрудника или его близких
• смерть близких людей
• устранение последствий аварийной чрезвычайной ситуации
• дорожно-транспортное происшествие
• и другие непреодолимые или существенные обстоятельства

Какая бы ни была причина, ее нужно доказать с помощью соответствующих бумаг.

Если сотрудник уведомил работодателя или службу кадров о том, что не придет сегодня, то его не вправе обвинить в пропуске. Прогул — это отсутствие без предупреждения.

Прогуливание не всегда влечет последствия. Это зависит от работодателя и его позиции к подчиненному. Иногда достаточно написать объяснительную для отчетности, и случай будет забыт.

Но могут быть и серьезные итоги — вплоть до увольнения. Например, если отсутствие сотрудника привело к ущербу или потерям производства, повлекло вред здоровью или жизни людей.

Оформление прогула

Умение правильно сформировать документы — ключевой момент при споре, потому что известны дела, в которых выигрывали сотрудники только благодаря тому, что работодатель неверно оформил бумаги о его отсутствии без предупреждения.

Что нужно знать руководителю (чаще всего — бухгалтерии и службе персонала):

• никогда не изготавливать документы задним числом — обман легко доказать, а его факт только усугубит положение стороны
• у каждого сотрудника должно быть установленное рабочее место; если конкретного места работы у лица нет, и он находился на территории работодателя, хотя и отсутствовал по служебному месту, то юридически он не подпадает под 6-ой пункт 81-ой статьи ТК РФ
• исчезновение ровно на 4 часа не считается, нужна хотя бы еще 1 минута
• объяснения сотрудник обязан подтвердить материальными доказательствами
• отпуск без согласования подпадает под статью
• то же самое касается увольнения без двухнедельной проработки
• женщину в положении уволить из-за прогуливания нельзя
• с помощью документов бухгалтер или кадровик обязан установить факт пропуска, и на его основании руководитель вынесет решение относительно работника

По ТК России работодатель наделен полномочием прекратить договор с подчиненным за однократный пропуск работы, но может и не делать это, а назначить иную меру ответственности.

В этом деле важно не торопиться. Если трудящийся не пришел на работу или отсутствовал более указанного времени, то нужно письменное доказательство этого факта и показания свидетелей.

Как зафиксировать прогул — специалист отдела персонала или сам работодатель на фирменном бланке в свободной форме пишет сообщение о произошедшем, указывает точное время и место составления документа, свое полное имя, а также приводит нескольких свидетелей, которые подтверждают факт и подписываются наряду с составителем.

В табеле учета персонала Т-12 (Т-13) ставится знак «НН», означающий неявку по неизвестным причинам. Далее необходимо выяснить, с чем связано отсутствие прогульщика. В зависимости от причин и степени их серьезности в табеле может быть проставлен знак «П», означающий прогул, или иной.

До выяснения причин ставить работнику «П» не стоит, поскольку у него могла возникнуть ситуация, при которой он был не в состоянии предупредить руководство о неявке, например, устранение аварии, получение травмы и пр.

Почему нельзя спешить? Потому что в ТК РФ есть статья 192, согласно которой работодатель при привлечении сотрудника к ответственности должен учесть причины совершенного поступка. Если начальник даже не поинтересовался, почему его подчиненный не явился, и наложил на него выговор или уволил, то подчиненный может подать на него в суд.

Как только подчиненный придет на работу, требуется получить у него объяснительную и желательно — официальные бумаги, подтверждающие объяснение: больничный, протокол ДТП, справка от ТСЖ или ЖЭУ и т. д.

Если прогульщик не хочет объясняться письменно, нужно иное доказательство того, что работодатель интересовался его форс-мажором, – дать ему для подписи письменное сообщение о необходимости пояснить обстоятельства прогуливания и период для дачи пояснений (по 193-ей статье ТК РФ — 2 трудовых дня).

При отказе прогульщика от пояснений и даже подписания сообщения это фиксируется.

Составление приказа

Далее оформляется документ-решение руководителя. Обычно оно обрамляется в форму приказа и содержит постановление об одном из этих вариантов:

• увольнение
• выговор
• замечание
• а также иные меры

Он издается не позже, чем через 1 месяц от даты неявки. А применяемое по нему наказание — в течение 6 месяцев с этой даты.

Тонкости при фиксировании прогула

Нюансы:

• при принятии решения нужно ориентироваться на поведение сотрудника — если он не нарушал трудовую дисциплину прежде и добросовестно исполнял свои обязанности, в первый раз отметки «НН» можно остановиться на устном предупреждении
• если сотрудник и прежде славился непунктуальностью, рассеянностью и т. п., получал уже устные замечания, то применяются более серьезные санкции
• если подчиненный не пришел в нерабочее время — выходной или праздничный день, то для применения санкций на руках должно быть его письменное согласие на сверхурочный труд
• нормы применяются и на испытательном периоде, и при командировании подчиненного

Для еще большей уверенности всем работодателям рекомендуется при приеме на службу давать каждому сотруднику служебную инструкцию с подробным разъяснением его работы и четких границ ее места, дабы он не мог оперировать в суде доводом о недоведении до него такой информации.

Выговор за неуважительное отсутствие

Один из серьезных видов взыскания — это выговор. Он оформляется в виде официального письменного документа, его цель назидательная.

Приказ не имеет строгой формы и составляется в каждой фирме по-своему — обычно в качестве основы берется какой-то шаблон со всеми необходимыми сведениями о работодателе, а затем в него вносится конкретная информация.

Можно посмотреть образцы приказа о выговоре в интернете. Его структура, объем, содержание, стиль остаются на усмотрение составителя.

В акте отражаются все ключевые моменты неявки:

• само нарушение
• ссылка на доказательства — акт о неявке, уведомление сотруднику, отказ от подписи и пр.
• дата неявки
• последствия для производства — оценка материального и организационного урона

Чтобы выговор был действительным, нужно дать подчиненному возможность объясниться в течение 2 трудовых дней.

Итоговый приказ содержит следующие графы и разделы:

• название фирмы или имя предпринимателя
• адрес
• ИНН/КПП
• название документа
• регистрационный номер
• дата
• сам текст с изложением дела — полные ФИО сотрудника, занимаемая должность, точное время отсутствия на работе
• ссылки на Трудовой кодекс, на подтверждение свидетелей, пояснения прогульщика, акт о рабочем времени и т. п.
• приказ
• приказ состоит из частей: о признании подобного деяния прогулом, об объявлении сотруднику выговора и применении иных мер наказания, о распоряжении распространить приказ и довести до бухгалтерии (если в качестве взыскания сотрудника лишат премии) и отдела кадров

В конце ставят подписи руководитель — директор или генеральный директор, бухгалтер, кадровик, сам сотрудник.

Изготавливаются несколько экземпляров приказа: для архива и прогульщика.

Какое время отсутствия на службе считается прогулом?

На этот вопрос есть 2 ответа:

• более 4 подряд идущих часов
• весь период смены или рабочего дня, если она/он длится меньше 4 часов, например, в случае подработки

Меры наказания за прогул

В законодательстве предложены 3 вида санкции, о которых уже упоминалось. Иными законами и нормативно-правовыми актами предлагаются и другие меры взыскания.

В чем разница между замечанием и выговором? Ведь оба понятия означают словесную санкцию. В законодательстве не дается объяснение тонкой грани между ними, однако на практике замечание считается мягкой мерой, иногда даже устной. А выговор всегда оформляется в виде приказа, доводится до сотрудника под подпись и может добавляться в архив.

По действующим законам нет хронологической последовательности применения мер, как у военных.

Начальник вправе применить любое наказание без соблюдения такой хронологии, даже сразу уволить подчиненного.

Увольнение по статье

Наиболее суровая санкция — это прекращение трудового договора с подчиненным.
Наибольшее число споров возникает при применении как раз этой санкции, как правило, со стороны сотрудника, но бывают и исключения.

Например, человек подал заявление об увольнении по собственному желанию, отработал положенные 2 недели, а затем — вышел на новую службу. При этом старый начальник не изготовил акт о расторжении трудового договора из-за своей небрежности или нежелания рассчитываться, и когда работник не пришел, уволил его по статье.

Для применения этой санкции нужно пройти всю процедуру — запротоколировать исчезновение в документах, получить пояснения или не получить их, уведомить сотрудника о последствиях его поступка и издать акт об увольнении.

В крайний день с сотрудником производится расчет:

• выплата всей заработной платы за зачтенные, но неоплаченные дни в месяце
• компенсируется неиспользованный отпуск

Для расчета этих платежей берется значение суточного среднего заработка, который определяется исходя из размеров зарплаты сотрудника и количества отработанного времени. Полученная сумма делится на 29,3 — среднее годовое число дней в месяце.

Получается средняя дневная зарплата. Она умножается на фактически отработанные дни. К примеру, сотрудник получает зарплату дважды в месяц — в начале и в конце. Последнюю зарплату он получил 5 июля. А 17 июля его уволили, до выплаты заработка оставалось несколько дней — 20 июля. Вот эта разница и будет учтена при исчислении итогов.

Дальше рассчитываются отпускные. По нынешнему законодательству 1 раз за календарный год сотрудник уполномочен выйти в отпуск за средства начальства. Длина этого отпуска может достигать 28 дней (иногда и больше), и если перед увольнением работник не использовал все дни, ему рассчитают возмещение за них и выплатят, причем схема расчета сохраняется — используется средняя суточная зарплата.

Выходное пособие здесь не предусмотрено.

Сотрудник получает расчет, а также трудовую книжку, в которой делается запись об увольнении по инициативе работодателя. Такая запись может существенно влиять на успешность дальнейшего трудоустройства, поэтому нужно всячески избегать подобного и всеми силами стараться предупредить о задержке или невозможности прийти вовремя. Разумеется, человек может завести новую книжку, но тогда его весь прежний стаж может сгореть и не засчитываться для накопления пенсии.

Подведем итог: прогул — это отсутствие более 4 подряд идущих часов на работе без предупреждения и без уважительной причины либо если рабочий день или смена длится меньше 4 часов – отсутствие весь рабочий день/смену.