Обзор программ для выставления счета на оплату — инструкция и нюансы

Использование предпринимателем программ для выставления счета на оплату — обыденное дело для опытных бизнесменов. Что касается новичков, то они не всегда прибегают к столь примитивным методам, делегируя эту задачу сотрудникам или занимаясь ей самостоятельно. Как систематизировать данные, сохранить их, а также быстро выставить счета — разбираем в статье.

Как выставить счет на оплату

Прежде всего необходимо запомнить два важных нюанса:

• во-первых, счет на оплату может выписать только сотрудник финансового отдела
• во-вторых, эту форму в обязательном порядке утверждает руководитель

Форма выставления счета не имеет унифицированной формы, а потому индивидуальные предприниматели и юридические лица имеют право изменять шаблон на свое усмотрение. Этого зачастую не происходит, однако может изменяться форма и условия оплаты, продолжительность срока действия счета и т.д.

Отличия в счетах на оплату ИП и ООО

Огромной разницы между счетом ИП и ООО — нет. Отличие состоит лишь в том, что индивидуальный предприниматель обязан расписаться на форме счета единолично. В случае же с ООО требуется подпись непосредственного руководителя юридического лица и главного бухгалтера организации.

Как заполнить бланк счета на оплату

Теперь перейдем к тому, как заполнить бланк на оплату. Итак, верхняя часть документа содержит всю информацию об адресате — ему будут отправлены деньги. В этой части необходимо указать:

• наименование организации
• порядковые номера ИНН и КПП
• информацию о банке, что обслуживает фирму
• реквизиты счета

Затем указывается название и дата создание счета (документа). Это происходит в соответствии с внутренним уставом организации и непосредственно ГОСТом. Сразу после этого — информация о компании, что получает товар или услугу.

Последняя часть документа — конкретизация того, что должно быть передано/оплачено. Здесь указывается перечень оказанных услуг и их стоимость; сумма, которую необходимо перевести, товар, что должен быть получен, его цену и т.д. Оформление производится либо перечнем, либо в виде таблицы.

Существует также нюанс, если работа организации происходит по системе НДС. В этом случае необходимо его выделить и указать. Если таковой системы нет — строка пропускается.

В бланке также должна быть указана общая, полная сумма товаров. Ее необходимо продублировать прописью вне границы таблицы. Финальный этап — подпись руководителя.

Программы для выставления счета на оплату

Отметить отдельно стоит программы, что позволяют быстро выставить счет на оплату. Рассмотрим наиболее популярные.

Видео о работе в программе Бизнес Пак:

Salesman

Программа, что реализована на локальном сервере, контролируется через браузер. Ее функциональность подразумевает не только выставление счетов, но также: хранение истории переписки и звонков, анализ базы клиентов, сегментирование, фильтрация и поиск информации, а также контроль активности менеджеров внутри компании и т.д.

Бизнес Пак

Универсальное решение, нацеленное на исключительное посредничество между поставленной задачей и документом. В программе содержатся наиболее используемые бланки, накладные и другие документы, что требуют заполнения. Программа позволяет заполнить стандартные для конкретной организации поля, а затем распечатать документ в надлежащем для клиента виде.

Ошибки при выставлении счета

Полностью избежать ошибок не выйдет, но предотвратить самые базовые и очевидные — можно. Итак, при контрольной проверке счета не должно быть:

1. Не расшифрованной подписи. Поставить подпись недостаточно — руководитель должен ее расшифровать. Исключением являются только электронные документы.
2. Отсутствие счета-фактуры. Эта дата должна не только совпадать, но и не быть превышена более чем на 5 дней со дня выпуска товара. В случае ее отсутствия или просрочки — счет недействителен.
3. Ошибок в оформлении адресата. В случае обнаружения недействительных данных об ИНН/КПП, адресе или имени — счет признается недействительным. Его необходимо создать заново, изменение в уже недействительном счете — недопустимо.
4. Неправильные даты счета-фактуры. У каждого из участников должны быть идентичные экземпляры, что априори подразумевает одинаковые даты. В противном случае — сделка недействительна.

Соблюдение базовых ошибок позволит сэкономить время в будущем. Для этого не требуется тщательного анализа, достаточно лишь внимательно проверить ключевые пункты, а затем сопоставить их с актуальной информацией.

Использование программ в бухгалтерской деятельности может значительно ускорить работу всей организации. Помнить стоит лишь о базовых принципах безопасности и о постоянной проверке обновлений Устава организации, что способен регламентировать изменения в заполнении стандартных полей.